هر آنچه که می‌بایست در مورد ممیز خرده فروشی بدانید
ممیزی‌های خرده فروشی، مطالعاتی در مورد خرده فروشی‌های منتخب است که توسط نمایندگان شرکت یا کارمندان فروشگاه خرده فروشی با هدف جمع آوری داده‌ها در مورد سلامت محصولات برند انجام می‌شود. در این مقاله ما به ممیزی خرده فروشی مربوط به تأمین کنندگان و عرضه کنندگان می‌پردازیم.
اطلاعاتی که نمایندگان شرکت‌ها جمع آوری می‌کنند عبارتند از:
- حجم فروش
- سطح سهام (قفسه و پشتیبان)
- شرح نمایشگرهای داخل فروشگاه و سایر ابزارهای تبلیغاتی
- فعالیت رقبا
- انطباق با پلانوگرام* (مکان قفسه، تعداد محصول در ردیف اول، تعداد SKU موجود، برچسب‌های گمشده یا نادرست)
- قیمت گذاری
- محل فروش محصولات در فروشگاه
- آسیب‌دیدگی محصول
اهمیت ممیزی خرده فروشی
مزایای انجام حسابرسی‌های خرده فروشی از دو جهت حائز اهمیت است. از یک طرف، به عنوان ابزاری برای تأمین کنندگان و تولیدکنندگان است تا اطمینان حاصل نمایند، خرده فروشان از توافقات از پیش تعیین شده در زمینه محل قرارگیری کالا، قیمت گذاری و تبلیغات کالا در فروشگاه پیروی می کنند یا خیر. از طرف دیگر، به برندها این امکان را می‌دهند تا موفقیت خود را در محیط خرده فروشی با دقت بسنجند.
از آنجا که کیفیت داده‌های به دست آمده را روش جمع آوری آن‌ها تعیین می‌کند، استفاده از روش‌های ممیزی خرده فروشی می‌تواند در این زمینه بسیار موثر باشد.
پرسشنامه ممیزی خرده فروشی
در برخی موارد ممکن است تولیدکنندگان و برندها تنها بخواهند از شرایط مکانی که محصولات آن‌ها در آنجا عرضه می‌شود، (یا ممکن است در آینده عرضه شود) مطلع شوند .
نمایندگان شرکت‌ها موارد زیر را مستند می‌کنند:
- احساسات مصرف کننده نسبت به برند و رقبای آن که با نظرسنجی از رهگذران و مشاهده نحوه تعامل آن‌ها با برند به دست آمده است.
- ظاهر و مکان فروشگاه. (فروشگاه منظم و تمیز است؟ در شهر یا حومه آن واقع شده است؟ نمای خارجی فروشگاه چگونه به نظر می‌رسد؟)
- اطلاعات کمی و کیفی در مورد برندهای دیگر موجود در فروشگاه. از برندهای رقیب چند آیتم در ردیف اول قفسه‌ها وجود دارد؟ آیا در دسته محصولات مشابه شما، برندهای تازه حضور دارند یا قدیمی و باسابقه‌اند؟
گزارش فروش و ارائه کالا
این نوع حسابرسی فروشگاه در درجه اول مربوط به عملکرد نام تجاری است. نمایندگان شرکت از گزارش‌های عملکرد تجاری برای ثبت موارد زیر استفاده می‌کنند:
- میزان موجودی
- اتمام موجودی
- شرایط و وضعیت محصولات
- مقدار فضای موجود در قفسه
- تعداد سفارش‌ها
- قیمت خرده فروشی
- ظاهر کلی قفسه
گزارش تبلیغات
اگر یک برند فروش ویژه یا فعالیت‌های تبلیغات دیگری را اجرا می‌کند، مهم است که روند موفقیت و تاثیرگذاری آن را پیگیری کند تا بداند در کوتاه مدت چه عملکردی داشته و چگونه می‌تواند در آینده پیشرفت کند. موارد زیر در ثبت این گزارش اهمیت دارند:
- نوع تبلیغات مورد استفاده(چشیدن مزه خوراکی‌ها، نسخه نمایشی، کاهش قیمت و غیره)
- مدت زمان تبلیغ
- موقعیت محصول در فروشگاه
- نتایج فروش
- اثربخشی عمومی تبلیغات. آیا مصرف کنندگان با برند شما ارتباط برقرار کرده‌اند؟ آیا فروشگاه موارد و الگوهای تبلیغات را به درستی اجرا می‌کند؟
بررسی رقبا
یکی از ممیزی‌هایی که برندها نباید از آن غافل شوند، بررسی رقبا است. بهتر است از موارد زیر برای شناسایی و بررسی رقبا استفاده کنید:
- رقبای مستقیم و غیرمستقیم شما در فروشگاه چه کسانی هستند
- استراتژی‌های قیمت گذاری رقبا
- چه تعداد برند رقیب در قفسه وجود دارد. (آیا برند شما به طور قابل توجه‌ای تحت الشعاع قرار گرفته است؟)
- محل قرارگیری محصولات رقبا در فروشگاه. (آیا آن‌ها در قفسه‌های هم سطح دید افراد یا نزدیک صندوق فروشگاه قرار دارند؟ آیا در محدوده پرتردد چیده شده‌اند یا کم تردد؟)
- تمام فعالیت‌های تبلیغاتی رقبا
مراحل ممیزی خرده فروشی
پس از درک ارزش و اهمیت ممیزی خرده فروشی، چگونه می توان آن را به بهترین شکل اجرا کرد؟ با توجه به روند زیر، تیم شما می‌تواند در هر بازدید بیشترین استفاده را از این ابزار کسب نماید.
۱. تشریح اهداف
اهداف اصلی خود را از ممیزی خرده فروشی تعیین کنید. آیا در درجه اول به نظارت بر فعالیت رقبا توجه دارید؟ یا به این فکر می کنید که محصولات شما با چه سرعتی از قفسه خارج شده و خریداری می‌شوند؟ دقیق و واضح همان چیزی را که می‌خواهید از طریق ممیزی اندازه‌گیری کنید بنویسید و مقادیر عددی یا کیفی را به عنوان یک پارامتر برای موفقیت در رسیدن به هر هدف اختصاص دهید.
۲. طراحی معیارهای ممیزی
نوع سوالات و جواب‌های قابل قبول آن‌ها را مشخص کنید. آیا می‌خواهید از سوالات بله یا خیر استفاده کنید؟ یا می‌خواهید برای جواب سوالات از مقیاس ۱ تا ۵ بهره ببرید؟ از پرسش‌های بیهوده بپرهیزید. فقط به دنبال اطلاعاتی باشید که می‌تواند به پیشرفت کسب و کار شما کمک کنند. (مانند عملکرد برند، فعالیت رقبا، عملکرد فروشگاه و غیره)، یکی از راه های مناسب برای طراحی فرم های ممیزی خرده فروشی استفاده از ابزارهای نرم افزار فرم ساز ایپُل است.
۳. زمان‌بندی اجرای ممیزی خرده فروشی
پس از آگاهی به آنچه که می‌خواهید از ممیزی خرده فروشی به دست آورید، زمان اجرای آن فرا می‌رسد. برای حفظ ثبات در هر فروشگاه و یا شعبه مورد نظر فرد یا افراد مشخصی تعیین کنید. به این ترتیب و به مرور، هر نماینده می‌تواند به فروشگاه‌های تحت نظارت خود بسیار مسلط شود و با مدیریت فروشگاه رابطه برقرار کند. برخی از خرده فروشان ممکن است بخواهند قبل از بازدید فروشگاه‌شان، برای آن‌ها جدول زمان‌بندی تعیین کنید.
۴. جمع آوری داده‌ها و تصاویر
از مطابقت داده‌هایی که نمایندگان شما جمع آوری می‌کنند با اهداف و معیارهایی که تعیین کرده‌اید اطمینان حاصل کنید. اگر جواب برخی سوالات برای اهداف شرکت بسیار مهم باشد، منطقی است که آن‌ها را با عنوان «اجباری» علامت گذاری کنید.
قرار دادن عکس در ممیزی‌های فروش یک روش عالی برای ثبت دقیق اتفاقاتی است که هر لحظه در یک فروشگاه رخ می‌دهد. ابزار و روش‌هایی را که نمایندگان شما برای جمع آوری اطلاعات استفاده می‌کنند، مورد بازبینی قرار دهید و بهینه کردن آن‌ها را در نظر بگیرید.
۵. ارزیابی نتایج
پس از اتمام کار ممیزی، داده‌ها خود را در قالبی ساده و قابل درک سازماندهی کنید. مقادیر عددی را می‌توان به سادگی به شکل نمودارهای گرافیکی ترسیم نمود و پاسخ‌های تشریحی را می‌توان به شکل کیفی دسته بندی و برچسب گذاری کرد. در انتها نیز نتایج به دست آمده را با شاخص‌های کلیدی که از پیش تعیین کرده‌اید مقایسه کنید.
۶. اعمال تغییرات
پس از تجزیه و تحلیل داده ها، تغییراتی را که باید در کوتاه مدت صورت گیرند، انجام دهید. به عنوان مثال، شاید متوجه شوید یکی از محصولات، عملکرد قابل توجه‌ای نسبت به دیگر محصولات در چند مکان نداشته و تصمیم دارید بلافاصله آن را از قفسه‌ها خارج کنید.
۷. تکرار مراحل
پس از انجام چندین ممیزی خرده فروشی، شما می‌توانید متناسب با نیازهای کسب و کار خود، فرآیند حسابرسی خرده فروشی خود را در صورت لزوم تغییر داده و تنظیم کنید. انجام ممیزی‌های منظم به شما این امکان را می‌دهد که شرکت شما منعطف و چابک باشد و به سرعت با فضای خرده فروشی که همیشه در حال تغییر است، سازگار گردد.
سه نوع داده
برای اطمینان از موثر بودن روند ممیزی خرده فروشی، شما و تیم‌تان باید داده‌های جمع آوری را تجزیه و تحلیل کنید. سه نوع داده از اجرای این روند به دست می‌آید:
داده‌های حاصل از مشاهده
تصویری از شرایط فروشگاهی را که نمایندگان شما مشاهده و گزارش می‌کنند، ترسیم می‌کند. این داده‌ها شامل موجودی، تعداد محصول در ردیف اول، فعالیت رقبا و موارد دیگر است.
داده‌های مربوط به فعالیت
به اقدامات خاصی اشاره دارد که تیم شما در این زمینه برای بهبود عملکرد در فروشگاه انجام می‌دهد. اندازه‌گیری و ردیابی این اقدامات برای درک تأثیرات و چگونگی فروش شما کلیدی است.
داده‌های فروش
به سادگی میزان فروش هر محصول در یک دوره خاص و مکان‌های خاص فروشگاه است -چیزی که احتمالاً پیش از این هم بررسی کرده‌اید. اما وقتی در کنار داده‌های مشاهده و فعالیت تیم شما قرار می‌گیرد، معنای جدیدی پیدا می‌کند- این درک را به شما می‌دهد که کدام فعالیت‌ها و شرایط فروشگاه منجر به بالاترین میزان فروش می‌شود.
مزایای فرم‌های آنلاین ممیزی خرده فروشی
در گذشته، کسب و کارها برای ممیزی از حساب و کتاب دفتری (کاغذ و قلم) استفاده می‌کردند که چالش‌های قابل ملاحظه‌ای به همراه داشت، مانند:
- انتقال داده‌های دست نویس به قالب دیجیتال
- خطر از دست دادن یا آسیب دیدگی یادداشت کاغذی
- ریسک بالای خطای انسانی
- تاخیر در انتقال داده‌ها برای تجزیه و تحلیل به تصمیم گیرندگان
این نواقص و کاستی‌ها در روند ممیزی خرده فروشی، برندها را برای تکمیل سفارش و تغییر استراتژی یا رسیدگی به مسائل موجود در فروشگاه‌ها با مشکل مواجه می‌کند. برای رفع این موارد، شرکت‌ها به راحتی می‌توانند از فرم‌های آنلاین استفاده کنند که مزایای بسیاری دارند که در ادامه به آن ها اشاره می‌کنیم:
جمع آوری آسان داده‌ها
شما می‌توانید سوالات نظرسنجی خود را متناسب با دسته بندی‌های خاص محصول یا خرده فروشان (فروشگاه‌ها) تنظیم کنید. علاوه بر این، به شما این امکان داده می‌شود که برخی از سوالات را با عنوان “اجباری” علامت گذاری کنید، به این ترتیب نمایندگان شما نمی‌توانند ممیزی را بدون پر کردن پاسخ این سوالات تکمیل و ارسال کنند.
انتقال سریع داده‌ها به مدیران کسب و کار
دلیل اصلی استفاده از یک راه حل دیجیتال در مقابل فرم‌های کاغذی این است که مدیران می‌توانند بلافاصله داده‌ها را از ممیزی دریافت کنند. هرچه داده‌ها سریعتر برای تجزیه و تحلیل در دسترس باشد، می‌توان تغییرات را سریعتر اعمال کرد. برای خودکار شدن بیشتر فرآیند، به دنبال راه حلی باشید که داده‌ها را به آسانی به نمودارها و جداول تبدیل کند تا بتوانید آن‌ها را به راحتی تجسم کنید.
قابلیت بارگذاری تصاویر
عکس‌ها آنچه را که کلمات به تنهایی نمی‌توانند بیان کنند نشان می‌دهد. آن‌ها به ویژه برای آشکار کردن جزئیات مربوط به بسته بندی رقیب، ظاهر قفسه، نظافت فروشگاه و نمایشگرهای تبلیغاتی بسیار مفید هستند. عکس‌ها همچنین برای به تصویر کشیدن سناریوهای “قبل” و “بعد” در راستای ترسیم روند تصمیم گیری‌ها عالی هستند.
چک لیست ممیزی خرده فروشی
همان طور که گفته شد ممیزی‌های خرده فروشی باعث افزایش انطباق شرایط فروش با استانداردهای هر برند در سطح فروشگاه می‌شود. این فرآیند رضایت مشتری و حاشیه فروش و سود را افزایش داده و باعث می‌شود میزان ریسک در کسب و کار افزایش یاید. حال می‌بایست چه مواردی را برای چک لیست ممیزی خرده فروشی خود در نظر بگیریم؟
آنچه در چک لیست خود قرار می‌دهید بیشتر به برنامه اجرایی شما بستگی دارد. ممکن است در ابتدای راه باشید و یا برنامه‌ای از پیش در دست دارید که می‌خواهید آن را بهبود داده و به شکل یک فرآیند خودکار درآورید.
صرف نظر از این شرایط، لیستی از بهترین روش‌ها برای کمک به خرده فروشان در ادامه آماده کرده‌ایم.
ظاهر چک لیست ممیزی خرده فروشی چگونه است؟
چک لیست ممیزی خرده فروشی یک چک لیست هوشمند است. این لیست بر اساس یک فرم ساخته شده و دارای بخش‌های امتیاز دهی، تصاویر، پیوست‌ها، موارد مشروط، موارد مهم و اساسی و توصیه‌هایی برای برنامه اجرایی و بهبود عملکرد است.
چک لیست این امکان را فراهم می‌کند تا هنگام بازدید مدیران فروش از فروشگاه‌ها استانداردها بررسی شده و کمبودها ردیابی، معین و برطرف شوند. حسابرسی به مدیران ارشد در دفاتر مرکزی اجازه می‌دهد تا استانداردهای شرکت، برنامه‌ها و سیاست‌ها را به طور کامل و به موقع در هر فروشگاه اجرا کنند.
موارد مدنظرتان را به صورت دسته‌بندی شده و به ترتیب لیست کنید.
ابتدا تمامی مواردی که باید در بازدید بررسی و گزارش شوند را در نظر بگیرید، سپس آن‌ها را در گروه‌ها مجزا دسته‌بندی کنید. بازدید از یک فروشگاه به طور طبیعی از فضای بیرونی آن (مانند پارکینگ در بعضی موارد) و مواجه با نمای فروشگاه و ویترین آن آغاز می‌شود. سپس، با ورود به فروشگاه و حرکت میان راهروها و قفسه‌ها ادامه پیدا می‌کند.
تنظیم چک لیست ممیزی خرده فروشی براساس یک روند طبیعی به نسبت یک بازدید غیرمنسجم و نامنظم، باعث صرفه جویی در وقت و دریافت اطلاعات بصری مسقیم و موثر می‌شود.
موارد و بخش‌های «غیرقابل استفاده» چک لیست را حذف کنید
برخی از بخش‌ها یا موارد موجود در چک لیست ممیزی خرده فروشی، ممکن است در همه مکان‌ها قابل استفاده نباشد. به عنوان مثال، بخش «سرویس‌های بهداشتی» یا «شرایط پارکینگ» احتمالاً در فروشگاه‌های کوچک وجود نداشته و در نتیجه عناوینی از این قبیل در چک لیست قابل استفاده نخواهند بود. حذف این موارد با توجه به محل مورد بررسی باعث صرفه جویی در زمان و دریافت بهتر و دقیق‌تر می‌شود.
اطمینان حاصل کنید که چک لیست شما حداکثر موارد را پوشش می‌دهد
با وجود اینکه شرایط مورد بررسی در هر کسب و کار متفاوت هستند، اما شما می‌توانید به صورت کلی از عناوین پیشنهادی زیر را برای ایجاد چک لیست اولیه خود استفاده کنید:
- نمای بیرونی فروشگاه
- نحوه ارائه و فروش کالا
- محصولات و آماده‌سازی (مانند چک‌لیست سلامت مواد غذایی)
- کارکنان و سرعت خدمات
- کارکنان و آموزش
- تجهیزات
- امنیت، رسیدگی به صندوق و جلوگیری از ضرر
- تبلیغات
- پشت فروشگاه و انبار موجودی
- سرویس‌های بهداشتی
- ایمنی محیط
- سیاست‌ها و قوانین
- از طراحی دسته‌بندی‌های کلی و وسیع بپرهیزید
به موارد هر بخش با توجه به اهمیت آن‌ها امتیاز اختصاص دهید
برای هر معیار با توجه به اهمیت نسبی آن امتیاز در نظر بگیریم. اگرچه بسیار آسان‌تر است اگر همه موارد را مهم فرض کنیم، اما می‌دانیم که برخی موارد مهم‌تر بوده و برای تداوم کسب و کار حیاتی هستند. (مانند مسائل بهداشتی و امنیتی)
برای موارد مختلف امتیاز تعیین کنید و برخی موارد را با علامت «فوق‌العاده مهم» برجسته کنید، اهمیت این موارد به قدری است که در صورت عدم تایید، امتیاز باقی موارد را تحت تاثیر قرار داده و صفر می‌کند. به همین میزان باید نسبت به موارد غیرضروری حساس بوده و آن‌ها را از لیست حذف کنید.
دقیق، واضح و شفاف باشید
استانداردها باید واضح و روشن شرح داده شوند. از کلمات مبهم مانند «اخیرا» و «خوب» استفاده نکنید. به عنوان مثال، به جای عبارت «جلسه اخیر کارمندان» در گزارش از «جلسه دو روز پیش کارمندان در تاریخ … » استفاده کنید. برای ذکر دمای محیط یا زمان نیز اعداد دقیق به کار ببرید. برای رسیدن به استانداردها و وضعیت مطلوب باید آن‌ها را شفاف کنید.
اگر لازم است آن را در یک پاراگراف تعریف کنید، حتی می‌توانید از یک عکس برای تجسم آن در ذهن افراد استفاده کنید. عکس‌ها می‌توانند معادل هزاران کلمه ارزش معنایی داشته و تاثیرگذارتر از آن عمل کنند.
تعداد بازدیدها را مشخص کنید
دفعات مراجعه و بازدید مدیر (حداقل در بازدیدهایی که شامل چک لیست حسابرسی خرده فروشی است) می‌تواند از یک سازمان به سازمان دیگر بسیار متفاوت باشد.
در یک سر طیف، برخی از سازمان‌ها (از جمله شرکت‌های بزرگ غذایی) تمایل دارند هر هفته یک بازدید انجام دهند. از سوی دیگر، سازمان‌های دیگر ممکن است فقط یک بازدید در هر فصل انجام دهند. برخی از سازمان‌ها از یک مدل ترکیبی استفاده می‌کنند. آن‌ها از یک فرم کلی برای ارزیابی استانداردهای اصلی خود (مثلاً دو بار در سال) و ایجاد تعدادی فرم كوچكتر برای بازدیدها در طول سال استفاده می كنند و گاهی این بازدیدها را به برنامه‌های فصلی گره می‌زنند.
ایجاد یک فرم در هر حوزه اصلی یا واحد تجاری مانند بخش اجرایی و عملیاتی، فروش، بهداشت و ایمنی، امنیت، ورودی و انبار ضروری است.
با افراد تیم خود در رابطه با چک لیست هر حوزه بحث کنید
با مسئولین بازدید، صاحبان امتیاز و مدیران ارشد خود در مورد چک لیست صحبت کنید. اطلاعات و بازخورد آن‌ها را مطالبه و بررسی کنید. ما این مرحله را “کالیبراسیون” می‌نامیم. چک لیست ممیزی خرده فروشی به همان اندازه که وسیله آموزش است، ابزار بازرسی است. استاندارد را تعریف کنید، ارتباط برقرار کنید و آن را بسنجید. در نهایت با تعریف استاندارد و به اهداف خود برسید.
و در نهایت، ممیزی خرده فروشی می‌تواند به ارزیابی اثربخشی استراتژی کلی شما در اجرای خرده فروشی کمک کند. با این حال، بینش‌های به دست آمده از ممیزی‌های خرده فروشی فقط به اندازه کیفیت اجرای آن‌ها قوی و قابل اتکا هستند.
برای حرکت به جلو، در نظر داشته باشید که چگونه کسب و کار شما می‌تواند با ساده کردن برنامه ریزی، جمع آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آن‌ها روند ممیزی خرده فروشی خود را افزایش داده و تقویت کند. زمان لازم را به ارزیابی داده های خود اختصاص دهید تا فرآیند ممیزی ارزشمند شده و شرکت شما را قادر به تصمیم گیری سریع و آگاهانه کند.
در کنار همه نکاتی که گفته شد، شما می‌توانید از نرم افزار فرم ساز ایپُل در راستای ساخت چک لیست های ممیزی خرده فروشی استفاده کنید.
سوالات متداول
ممیزی‌های خرده فروشی، مطالعاتی در مورد خرده فروشی‌های منتخب است که توسط نمایندگان شرکت یا کارمندان فروشگاه خرده فروشی با هدف جمع آوری داده‌ها در مورد سلامت محصولات برند انجام می‌شود.
از یک طرف، به عنوان ابزاری برای تأمین کنندگان و تولیدکنندگان است تا اطمینان حاصل نمایند، خرده فروشان از توافقات از پیش تعیین شده در زمینه محل قرارگیری کالا، قیمت گذاری و تبلیغات کالا در فروشگاه پیروی می کنند یا خیر. از طرف دیگر، به برندها این امکان را می‌دهند تا موفقیت خود را در محیط خرده فروشی با دقت بسنجند.
