فرمها در هر کسب و کاری به منظورهای مختلف مورد استفاده قرار میگیرند. انواع و طراحی فرم استاندارد بسته به نوع کسب و کار و اهداف آن متفاوت خواهد بود. فرم نظرسنجی برای تبادل نظر با مشتریان، فرم استخدام برای استخدام پرسنل، فرم درخواست مرخصی، وام یا مساعده، فرم رسید پرداخت وجه یا خرید کالا و… همگی از فرمهایی هستند که در کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار میگیرند.
طراحی اصولی انواع فرم و پرسشنامه آنلاین یا کاغذی اهمیت زیادی دارد زیرا هر اندازه که طراحی فرم حرفهایتر باشد اطلاعات به دست آمده از آن قابل استنادتر خواهد بود. فرمها باید به گونهای طراحی شوند که متقاضی به راحتی و بدون سردرگمی بتواند آنها را پر کند و اطلاعات به دست آمده از آنها برای کارفرما قابل استفاده باشد. در ادامه اطلاعاتی پیرامون چگونگی طراحی فرم استاندارد و مناسب کسب و کار ارائه دادهایم.
مهمترین نکات برای طراحی فرم استاندارد
برای طراحی فرم استاندارد مورد نیاز کسب و کارتان در ابتدا لیستی از تمام فرمهای مورد نیاز کسب و کار را آماده کنید. اهداف شما از طراحی این فرمها باید کاملا روشن و مشخص باشد. در ادامه برای طراحی یک فرم ایدهآل به موارد زیر توجه کنید.
با آزمون ساز ایپُل می توانید آزمون مورد نظر خود را طراحی کرده و آن را به صورت آنلاین یا آفلاین و از طریق پیامک یا تلگرام انتشار دهید.
اهمیت طراحی فرم استاندارد مناسب برای کسب و کارها
دقت کنید که فرمها تنها برای جمعآوری اطلاعات خام مورد استفاده قرار نمیگیرند، برخی از فرمها به عنوان مدرک و اطلاعات قابل استناد در یک کسب و کار ارزشمند هستند. ادارات، سازمانها و کسب و کارهای مختلف از انواع پرسشنامه و فرم به منظور دستیابی به اطلاعات مورد نیازشان بهره میبرند. همچنین فرمها میتوانند همراه با مدارک و اسناد برای اثبات ادعاهای کارفرما یا کارمند مورد استفاده قرار بگیرند.
لذا طراحی فرم استاندارد برای کسب دادههای دقیق و همچنین طبقهبندی و استفاده صحیح اطلاعات ضروری است. اگر فرمهای اداری یا سازمانی به درستی طراحی نشوند ممکن است خطاهای اطلاعاتی به کسب و کار یا سازمان مورد نظر آسیب بزند و روند کارها را مختل کند. برای طراحی فرم استاندارد میتوانید از نرم افزار فرم ساز ایپُل کمک بگیرید.
سخن پایانی
طراحی فرم استاندارد و خوانا نقش مهمی در کسب اطلاعات دقیق و بایگانی دارد. در این گفتار برخی از مهم ترین نکاتی که در طراحی و تدوین محتوای فرم باید متوجه قرار بگیرد ارائه شد. بدیهی است که طراحی ظاهری فرم و کیفیت چاپ در فرمهای چاپی و سرعت نمایش و بارگذاری فرم در فرمهای آنلاین هم از اهمیت ویژهای برخوردار است.
زیرا هر اندازه که طراحی فرم حرفهایتر باشد اطلاعات به دست آمده از آن قابل استنادتر خواهد بود. فرمها باید به گونهای طراحی شوند که متقاضی به راحتی و بدون سردرگمی بتواند آنها را پر کند و اطلاعات به دست آمده از آنها برای کارفرما قابل استفاده باشد. در ادامه اطلاعاتی پیرامون چگونگی طراحی فرم استاندارد و مناسب کسب و کار ارائه میشود.
فرمها علاوه بر جمع آوری اطلاعات خام، به عنوان مدرک و اطلاعات قابل استناد در یک کسب و کار ارزشمند هستند. ادارات، سازمانها و کسب و کارهای مختلف از انواع پرسشنامه و فرم به منظور دستیابی به اطلاعات مورد نیازشان بهره میبرند. هم چنین فرمها میتوانند همراه با مدارک و اسناد برای اثبات ادعاهای کارفرما یا کارمند مورد استفاده قرار بگیرند.