فرم‌ها در هر کسب و کاری به منظور‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. انواع و طراحی فرم استاندارد بسته به نوع کسب و کار و اهداف آن متفاوت خواهد بود. فرم نظرسنجی برای تبادل نظر با مشتریان، فرم استخدام برای استخدام پرسنل، فرم درخواست مرخصی، وام یا مساعده، فرم رسید پرداخت وجه یا خرید کالا و… همگی از فرم‌هایی هستند که در کسب و کارهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند.

طراحی اصولی انواع فرم و پرسشنامه آنلاین یا کاغذی اهمیت زیادی دارد زیرا هر اندازه که طراحی فرم حرفه‌ای‌تر باشد اطلاعات به دست آمده از آن قابل استنادتر خواهد بود. فرم‌ها باید به گونه‌ای طراحی شوند که متقاضی به راحتی و بدون سردرگمی بتواند آن‌ها را پر کند و اطلاعات به دست آمده از آن‌ها برای کارفرما قابل استفاده باشد. در ادامه اطلاعاتی پیرامون چگونگی طراحی فرم استاندارد و مناسب کسب و کار ارائه داده‌ایم.

مهم‌ترین نکات برای طراحی فرم استاندارد

برای طراحی فرم استاندارد مورد نیاز کسب و کارتان در ابتدا لیستی از تمام فرم‌های مورد نیاز کسب و کار را آماده کنید. اهداف شما از طراحی این فرم‌ها باید کاملا روشن و مشخص باشد. در ادامه برای طراحی یک فرم ایده‌‌آل به موارد زیر توجه کنید.

• دقت کنید که یک فرم هم برای جمع‌آوری داده (اطلاعات خام) و هم برای گزارش اطلاعات (داده‌های پردازش شده) مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین در اولین گام باید هدف خود از طراحی فرم استاندارد مشخص کنید.
• اگر کسب و کار شما کاملا آنلاین است ممکن است بخواهید تمام فرم‌های مورد نیاز کسب و کارتان را به صورت آنلاین طراحی کنید. پس باید از یک پلتفرم فرم ساز استاندارد کمک بگیرید.
• در طراحی فرم استاندارد اداری و کسب و کار باید پرسشنامه مورد نظر را با توجه به اهداف کاری و نیز توجه به ذهنیت کاربران طراحی کنید؛ تا اطلاعات به دست آمده ارزشمندتر باشند.
• برای اینکه اطلاعات به دست آمده از فرم‌ها به راحتی قابل درک و استفاده باشند باید فرم را به صورت ساده طراحی کنید و تنها اطلاعات و داده‌های ضروری را در پرسشنامه قرار دهید.
• برای کمک به کاربر به منظور پر کردن درست فرم و ارائه اطلاعات دقیق در صورت لزوم راهنمای پر کردن فرم را در اختیار کاربر قرار دهید.
• برای طراحی فرم استاندارد و پرسشنامه از اصطلاحات استاندارد و درست استفاده کنید. اطلاعات خواسته شده باید کاملا واضح و قابل درک باشند تا کاربر بتواند اطلاعات خواسته شده را ارائه دهد. در صورت نیاز می‌توانید برخی از اصطلاحات را توضیح دهید یا محدوده اطلاعات خواسته شده در فرم را درج کنید.
• ظاهر فرم باید مرتب و طبقه‌بندی شده باشد تا کاربر سردرگم نشود. درج مواردی مانند لوگو و اطلاعات کسب و کار در بخش بالایی فرم به ظاهر فرم رسمیت می‌بخشد.
• فرم را به گونه‌ای طراحی کنید که پر کردن آن وقت زیادی از کاربر نگیرد و در عین حال تمام اطلاعات ضروری مورد نیاز را در اختیار شما قرار دهد. برای کوتاه شدن متن فرم می‌توانید از علائم اختصاری استفاده کنید. البته اختصارات باید به گونه‌ای باشند که برای تمام افرادی که مخاطب پرسشنامه هستند قابل درک باشند.
• بخش‌بندی دقیق داده‌های خواسته شده در فرم، هم می‌تواند به پاسخگویی بهتر کاربر کمک کند و هم نقش مهمی در دسته‌بندی و تحلیل راحت‌ اطلاعات به دست آمده دارد‌.
• شما می‌توانید در صورت نیاز به فرم خود تصویر اضافه کنید و یا در فرم‌های آنلاین لینک درج کنید.
• در هنگام طراحی فرم استاندارد و چاپ فرم‌های کاغذی به خوانایی فرم پرسشنامه دقت کنید. اطلاعات خواسته شده باید با فونت مناسب و به صورت کاملا واضح درج شده باشند تا کاربر منظور پرسشگر را به درستی درک کند.
• اطلاعاتی که بایگانی و طبقه‌بندی فرم را ممکن می‌سازد را در فرم خود جای دهید. بایگانی فرم‌ها معمولا بر‌اساس تاریخ انجام می‌شود.

با آزمون ساز ایپُل می توانید آزمون مورد نظر خود را طراحی کرده و آن را به صورت آنلاین یا آفلاین و از طریق پیامک یا تلگرام انتشار دهید.

اهمیت طراحی فرم استاندارد مناسب برای کسب و کارها

دقت کنید که فرم‌ها تنها برای جمع‌آوری اطلاعات خام مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، برخی از فرم‌ها به عنوان مدرک و اطلاعات قابل استناد در یک کسب و کار ارزشمند هستند. ادارات، سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف از انواع پرسشنامه و فرم به منظور دستیابی به اطلاعات مورد نیازشان بهره می‌برند. هم‌چنین فرم‌ها می‌توانند همراه با مدارک و اسناد برای اثبات ادعاهای کارفرما یا کارمند مورد استفاده قرار بگیرند.

لذا طراحی فرم‌ استاندارد برای کسب داده‌های دقیق و هم‌چنین طبقه‌بندی و استفاده صحیح اطلاعات ضروری است. اگر فرم‌های اداری یا سازمانی به درستی طراحی نشوند ممکن است خطاهای اطلاعاتی به کسب و کار یا سازمان مورد نظر آسیب بزند و روند کارها را مختل کند. برای طراحی فرم استاندارد می‌توانید از نرم افزار فرم ساز ایپُل کمک بگیرید.

سخن پایانی

طراحی فرم استاندارد و خوانا نقش مهمی در کسب اطلاعات دقیق و بایگانی دارد. در این گفتار برخی از مهم ترین نکاتی که در طراحی و تدوین محتوای فرم باید متوجه قرار بگیرد ارائه شد. بدیهی است که طراحی ظاهری فرم و کیفیت چاپ در فرم‌های چاپی و سرعت نمایش و بارگذاری فرم در فرم‌های آنلاین هم از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.