مزایای استفاده از نمودارها در گزارش نویسی
گزارش‌نویسی مهارتی است که بسیاری از افراد باید در کسب و کار خود مورد توجه قرار دهند. برای این که بتوانید میزان سود و زیان کسب و کار خود را بسنجید، بهترین راه استفاده از نمودارها است. نمودارها به راحتی و بدون نیاز به هر دانشی در مدت زمان کوتاه ما را از گزارشات مطلع می کنند. در ادامه مزایای استفاده از نمودارها در تهیه گزارش را برای شما شرح می دهیم.
برای طراحی یک فرم خاص، می توانید از نرم افزار فرم ساز آنلاین ایپُل استفاده کنید.
گزارش‌نویسی چیست؟
قبل از هر چیزی باید تعریف درستی از گزارش‌نویسی داشته باشیم. گزارش اطلاعات کاملی از روند یک پروژه را به شما می‌دهند. شما با استفاده از گزارش می‌توانید از عملکرد یک پروژه مطلع شوید. یک گزارش‌نویس در ابتدا داده‌ها را جمع‌آوری کرده و این اطلاعات را به صورت مکتوب درآورده و در انتها با استفاده از یک نمودار این اطلاعات را در قالب تصویر به شما نشان می دهد.
اهمیت گزارش نویسی
گزارش‌نویسی به دلایل مختلفی برای یک کسب و کار و پروژه‌ها حائز اهمیت است. یک کسب و کار با استفاده از این اطلاعات و تهیه نمودارها می‌توانند نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کرده و با تقویت نقاط قوت و از بین بردن نقاط ضعف کسب و کار بهتر و پر رونق تری داشته باشید. در گزارش‌نویسی شما می‌توانید در انتهای هر ماه و یا حتی به صورت روزانه نیز نمودار تهیه کرده و بدین طریق شناخت خود را از عملکرد کسب و کارها افزایش دهید.
ابزار های رسم نمودار در گزارش‌نویسی
نرم‌افزارهای مختلف گزارش‌نویسی از جمله پاورپوینت وجود دارند که به صورت بسیار پیشرفته امکان تهیه نمودار را برای شما فراهم می کنند. بنابراین شما تنها کافیست که اطلاعات و داده‌ها را وارد کرده و تنها با چند گزینه به نمودارهای مربوطه دسترسی پیدا کنید. برای این که اعتبار نمودار خود را افزایش دهید، بهتر است که به هویت بصری کسب و کار خود توجه کرده و در تمامی نمودارها لوگوی خود را نیز قرار دهید.
همچنین شما می توانید نمودار خود را در رنگ های مختلفی طراحی کنید. بسیاری از شرکت ها و سازمان ها از رنگ های موجود در لوگوی خود برای نمودار استفاده می کنند. بنابراین نباید مزایای استفاده از نمودارها در گزارش نویسی را نادیده گرفت.
درباره آزمون ساز آنلاین نرم افزار ایپُل بیشتر بدانید.
نمودارها چگونه بر روی پیشرفت کسب و کار تاثیر می گذارد؟بسیاری از افراد زمان کافی برای مطالعه گزارشات را ندارند. به همین منظور نمی توانند در هر زمان اطلاعات کاملی در خصوص روند کاری شرکت را داشته باشند. یکی از مهم ترین مزایای استفاده از نمودارها در گزارش نویسی اطلاعات دادن سریع نمودارها است. بدین صورت که شما تنها با یک نگاه می توانید به اطلاعات و روند پیشرفت شرکت دست پیدا کنید. بنابراین نمودارها تاثیر بسیاری بر روی پیشرفت شرکت و کسب هزینه بیشتری دارد.
تاثیر نمودارها بر روی زیبایی گزارش نویسی
بسیاری از افراد در هنگام گزارش نویسی نمودارها را به صورت ساده ترسیم می کنند. خوشبختانه در نرم افزارهای گزارش نویسی تنوع بالایی در نمودارها وجود دارد و شما می توانید با انتخاب آن ها ظاهر گرافیکی جذابی به نمودار خود ببخشید.
در این حالت شما می توانید قدرت گزارش کار خود را نشان دهید. همچنین شما می توانید با استفاده از رنگ های مختلف نماد خاصی را اعلام کنید. به عنوان مثال شما می توانید میزان سود را با رنگ زرد و میزان ضرر را با رنگ قرمز نشان دهید.
اگر می خواهید برای بهبود کار خود از ایده های جدید استفاده کنید، می توانید یک پرسشنامه آنلاین طراحی کنید و از ایده های مشتریان خود کمک بگیرید.
مقایسه دو مورد با نمودارها
یکی دیگر از مزایای استفاده از نمودارها در گزارش نویسی مقایسه دو موضوع است. شما با استفاده از نمودارها می توانید دو مورد را با یکدیگر مقایسه کنید. به عنوان مثال شما با استفاده از نمودارها می توانید به صورت دقیق و به راحتی میزان سود این ماه را با سود ماه گذشته بسنجید. این مقایسه آماری به شما در پیشرفت بیشتر و پی بردن به نقاط ضعف و قوت کمک بسیاری می کند. بنابراین توصیه می کنیم که در گزارش نویسی به اهمیت و کارایی نمودارها توجه داشته باشید.
ویژگی یک گزارش خوب
تنها تهیه یک گزارش برای یک شرکت کافی نیست. بلکه این گزارش باید کاربردی بوده و بتواند اطلاعات جامع و کاملی را به شما انتقال دهد. ویژگی های زیر به شما نشان می دهد که گزارش تهیه شده کیفیت بالایی دارد:
- پاسخ به سوالات به صورت مختصر
- عدم استفاده از اطلاعات غیر ضروری
- وضوح محتوای گزارش
- عدم وجود دستور زبان یا مشکلات نگارشی در گزارش
- مناسب بودن سبک نوشتاری
سوالات متداول درباره اهمیت گزارش نویسی
استفاده از نمودارها در گزارش نویسی چه مزایایی دارد؟
