روش کار هیبریدی

در این مقاله قصد داریم به بررسی کار هیبریدی، آینده، تبعات، مزایا و چالش‌های پیش روی این روش کار بپردازیم.

درواقع کار هیبریدی را می‌توان قسمی از انواع کار انعطاف‌پذیر به حساب آورد که با اوج‌‌گیری کرونا به عنوان یک ضرورت توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها به مرحله اجرا درآمد. اما چه آماده پذیرش آن باشید چه نه، کار هیبریدی قرار است ادامه پیدا کند. تحقیقات‌ نشان داده است که از هر پنج مدیر اجرایی، سه نفر بر این باورند که تا ۲۵ درصد از نیروی کار آن‌ها پس از همه‌گیری کرونا، به طور تمام وقت از راه دور به کار خود ادامه می‌دهند.

نظرسنجی‌هایی که از بسیاری کارمندان از ابتدای سال ۲۰۲۰ تا می ۲۰۲۱ جمع‌آوری شده است، نشان‌دهنده درستی این موضوع است. کلماتی مانند “هیبرید”، “انعطاف پذیری” و “از راه دور” توسط بیش از ۵۳ هزار کارمند وقتی از آن‌ها پرسیده شد که در مورد محل کار خود چه چیزی را ترجیح می‌دهند یا چه چیزی می‌تواند محل کار آن‌ها را بهتر کند، ذکر شده است.

 پیام روشن است: روزهایی که همه کارمندان در یک اداره با هم مشغول کار بودند به پایان رسیده است.

در آینده، الزاما این محل کار نیست که مهم است، بلکه انعطاف‌پذیری باید در اولویت قرار گیرد. کارمندان باید انعطاف‌پذیری لازم برای داشتن حس خوب را در اختیار داشته باشند.

اما با ورود به این دوره جدید کار ترکیبی، آینده این نحوه کاری هنوز مشخص نشده است. شرکت‌ها انعطاف‌پذیری را چگونه تعریف می‌کنند؟ کارمندان از محیط کار مدرن چه می‌خواهند و چرا برخی از شرکت‌ها در برابر این نوع تغییرات مقاومت می‌کنند؟

چه عواملی باعث ایجاد کار هیبریدی می‌شود؟

کار ترکیبی در طول همه‌گیری کرونا زمانی که کسب‌وکارها به کار از راه دور منتقل شدند و از ابزارهای همکاری مجازی برای کارآمد ماندن استفاده کردند، به‌عنوان یک ترتیب کاری قابل دوام ظاهر شد. در حالی که برخی از سازمان‌ها قبل از همه‌گیری، کارگران ترکیبی و از راه دور داشتند، این ترتیبات کاری یک شبه تسریع شد.

اکنون، پس از درک مزایا و چالش‌های کار از راه دور، سازمان‌ها مدل‌های کار ترکیبی را برای گسترش انعطاف‌پذیری بیشتر به کارکنان و در عین حال حفظ تعاملات حضوری که برای جامعه و فرهنگ شرکت حیاتی است، اتخاذ می‌کنند.

بررسی‌ها و تحقیقات متعدد عواملی را که باعث کار هیبریدی می‌شوند نشان می‌دهد از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کار از راه دور تا حد زیادی موفقیت‌آمیز بوده است:

اکثر مدیران شاهد پیشرفت‌های قابل توجهی در بهره‌وری فردی و تنوع و شمول این طرح بوده‌اند.

کارمندان خواستار انعطاف بیشتر هستند:

 ۵۷٪ از کارمندان چنانچه مجبور به بازگشت تمام وقت به دفتر کار خود شوند، شرکت خود را ترک خواهند کرد.

مشاغل فرصتی برای کاهش هزینه‌های سفر و املاک و مستغلات می‌یابند:

 ۷۴ درصد از مدیران عامل سازمان‌های بزرگ انتظار دارند فضای اداری خود را کاهش دهند.

اهمیت پایداری محیط زیستی:

 بر اساس تحقیقات نیچر، انتشار روزانه CO2 جهانی در طول همه‌گیری کووید-۱۹، ۱۹ درصد کاهش یافت که تقریباً نیمی از آن ناشی از کاهش حمل‌ونقل زمینی است. کاهش رفت و آمدها و سفرهای کاری ناشی از کار هیبریدی همراه با کاهش گرمایش و برق فضای اداری به ترویج آینده‌ای پایدارتر کمک می‌کند.

فرهنگ کار ترکیبی چیست؟

 مدل کار ترکیبی مدلی است که در آن کارکنان بین کار در محل کار یا اداره و کار از راه دور یا خارج از محل کار تقسیم می‌شوند. این ترتیب ممکن است به این معنا باشد که فقط برخی از کارمندان ضروری باید در محل کار حضور پیدا کنند در حالی که برخی دیگر می‌توانند از راه دور کار کنند، یا ممکن است به همه کارکنان آزادی و انعطاف داده شود تا مکان و برنامه کاری خود را انتخاب کنند.

اما یک فرهنگ کاری ترکیبی موفق بسیار بیشتر از ایجاد یک مدل در مورد ساعت و مکان کار است. فرهنگ کاری ترکیبی، ترکیبی از سیستم‌ها، رفتارها و ارزش‌های محل کار است که بر روی تیم‌های کاری حضوری و از راه دور تأثیر می‌گذارد و بر تجربه کلی کارکنان نیز تأثیرگذار خواهدبود. فرهنگ کاری ترکیبی به این معناست که چگونه با کمک روش‌های مختلف کار افراد مختلف در نقش‌های متفاوت با هم ترکیب می‌شوند.

برای موفقیت، یک محل کار ترکیبی باید به طور مساوی نیازهای کارمندان حضوری و کارکنان از راه دور را در نظر گرفته و ترتیبی ایجاد کند که به نفع همه باشد.

در ادامه ۵ راه برای دستیابی به موفقیت کار ترکیبی در محیط های کاری و نقش مدیران کار ترکیبی را ذکر خواهیم کرد:

۱- اعتماد مدیران به کارمندان

برای مدیرانی که موفقیت خود را در یک محیط اداری پیدا کرده‌اند، تصور یک مدل کار از راه دور یا ترکیبی با عملکرد بالا دشوار است علی رغم اینکه تحقیقات در مورد بهره‌وری کار از راه دور این دیدگاه را بی‌اعتبار می‌کند.

شرکت‌هایی که با موفقیت محیط‌های کاری ترکیبی را پیاده‌سازی کرده‌اند، مایل‌اند از سبک رهبری کنترلی به سبکی مدرن‌تر و کارمند‌محور تغییر کنند. سبکی که به کارمندان اعتماد می‌کند تا کار را در هر مکانی انجام دهند.

۲- شنیدن نظرات کارمندان توسط مدیران

یکی از چالش‌های اصلی کار از راه دور (هیبرید) این است که ایجاد همدلی با افراد در زمانی که از لحاظ فیزیکی در محل کار نیستید دشوارتر است. به این ترتیب، کارمندان از راه دور ممکن است احساس کنند که همکاران و مدیران آن‌ها پتانسیل کامل آن‌ها برای انجام کارها را نمی‌بینند.

اما کار هیبریدی مزایای ارتباطی خاص خود را نیز به همراه دارد. اکنون می‌توان افرادی را که در مکان‌ها و مناطق زمانی مختلف هستند یا در شرایط مختلف زندگی می‌کنند، برای مکالمات مجازی دور هم جمع کرد. رهبران ترکیبی موفق می‌دانند که باید از این فرصت‌ها استفاده کنند و انزوای کارمندان را به حداقل برسانند.

برای حفظ اعتماد و انصاف بین کارکنان، مدیران فعالانه بازخورد کارمندان را در زمان مختلف بررسی کرده، که می‌تواند از طریق نظرسنجی منظم، جلسات بازخورد، یا روش دیگری باشد.

سیاست درهای باز، روشی که عموما شرکت‌ها از آن بهره می‌برند به این معنی است که کارکنان همیشه این اختیار را دارند که مستقیماً با مدیران خود صحبت کنند.

شرکت‌ها با اجرای برنامه درهای باز خود یک پله بالاتر می‌رود، که طی آن همه رهبران، از مدیران گرفته تا منابع انسانی تا مدیران اجرایی، در روزهای مشخصی یک به یک وقت خود را به کارمندان اختصاص می‌دهند تا در مورد هر موضوعی که کارمند انتخاب می‌کند بحث کنند. اغلب، کارکنان به رهبران دو، سه یا چهار سطح بالاتر از سرپرست مستقیم خود دسترسی دارند.

۳- همکاری مدیران با کارمندان خود و قدرت بخشیدن به آن‌ها

بر اساس مطالعات انجام شده، ۷۵ درصد از مدیران مایل به کار در دفتر هستند،درحالی‍که برای مدیران غیر اجرایی این عدد ۳۴ درصد است. متأسفانه، بسیاری از رهبران ارشد حاضر نیستند مزایای کار هیبریدی را در نظر گرفته و همچنین حاضر نیستند در این مورد اشتراک نظری با کارمندان داشته باشند.

شرکت‌های هیبریدی پیشرو نگرش متفاوتی دارند. آن‌ها از اینکه به کارمندان خود اختیارات تصمیم‌گیری داده و از آن‌ها همکارهایی در محل کار جدید بسازند واهمه‌ای ندارند.

این مکان‌های کاری با ارائه انعطاف‌پذیری، کارمندان را قادر می‌سازد تا زندگی شخصی خود را در اولویت قرار دهند بنابراین رفاه، تعامل و حفظ کارمندان را افزایش خواهد یافت.

۴- ایجاد برابری بین کارمندان از راه دور و حضوری

وقتی کارمندان پراکنده هستند، نادیده گرفتن کسانی که به اندازه کافی به مدیریت نزدیک نبوده و در تماس حضوری نیستند، بسیار محتمل خواهد بود. رهبران ترکیبی موفق به کارمندان اطمینان می‌دهند که همه کارکنان برای پروژه‌ها و دیگر مسایل کاری در نظر گرفته خواهند شد و همه کارمندان را پیگیری می‌کنند تا مطمئن شوند که هیچ‌کس از قلم نخواهد افتاد.

این رهبران همچنین بی‌عدالتی را که ممکن است نسبت به برخی کارمندان که موقعیت شغلیشان اجاره کار از راه دور را نمی‌دهد اعمال شود در نظر خواهند داشت. یکی از عوامل اصلی استعفای کارکنان این است که به خصوص کارگران خط مقدم به دنبال نقش‌هایی هستند که انعطاف‌پذیری بیشتری را ارائه می‌دهند.

برای مبارزه با این چالش، رهبران موفق اطمینان حاصل می‌کنند که کارگران در محل کار از انعطاف‌پذیری قابل مقایسه با همتایان دور خود برخوردار هستند.

۵- تعیین اهداف روشن در همکاری با کارمندان

در طول چند سال گذشته، همه آموخته‌اند که زندگی در عدم اطمینان طولانی مدت غیر‌قابل تحمل و خسته‌کننده خواهد بود.

از آنجایی که ما به روش جدید کار ترکیبی می‌پردازیم برای کارفرمایان بسیار مهم است که در اجرای این روش شفافیت و سازگاری لازم را ارائه دهند. این نه تنها بر بهره‌وری و مشارکت کارکنان تأثیر می‌گذارد، بلکه بر رفاه همه افراد در سازمان نیز تأثیرگذار خواهد بود.

برخی شرکت‌ها با بکار‌گیری نوعی از قرارداد که در آن توضیحات لازم راجع به شرایط کاری شرح داده می‌شود سعی در شفاف‌سازی و هدف‌گذاری برای کارکنان را دارند، این نوع قرارداد‌ها همه چیز را از نحوه برنامه‌ریزی روزهای کاری، نحوه برگزاری جلسات و نحوه همکاری به گونه‌ای که همه را در ارتباط نگه می‌دارد، شرح و پوشش می‌دهد.

کار هیبریدی چیست؟

کار هیبریدی (ترکیبی) یک رویکرد انعطاف‌پذیر است که ترکیبی از کار در محیط اداری و کار از خانه است. کار ترکیبی از نظر انعطاف‌پذیری متفاوت است و از برنامه‌های کاری مختلف پشتیبانی می‌کند. این امر به کارمندان اجازه می‌دهد نحوه و مکان کار خود را انتخاب کنند و به کارمندان استقلال می‌دهد تا هفته کاری خود را به گونه‌ای طراحی کنند که هم برای آن‌ها کارآمد‌تر بوده و هم با سیاست‌های کاری شرکت هماهنگ باشد.

سازمان‌هایی که از مدل کار ترکیبی استفاده می‌کنند، می‌توانند تعادل بین کار و زندگی بهتری را به کارمندان خود ارائه دهند. این به نوبه خود بهره‌وری و مشارکت کارکنان در محل کار را افزایش داده و در نتیجه به کسب‌وکارها کمک می‌کند کارآمدتر عمل کنند.

مزایای و معایب کار هیبریدی

می‌دانیم که کارمندان ارزش حاصل از کار ترکیبی را درک می‌کنند. در نتایج یک نظرسنجی، نشان داده شده‌است که تقریباً نیمی از کارمندان (۴۷٪) اگر کارفرمای آنان یک مدل کاری ترکیبی ارائه ندهد، احتمالاً به دنبال شغل دیگری هستند.

بنابراین جای تعجب نیست که داده‌های نظرسنجی‌ها در سال ۲۰۲۲ نشان می‌دهد که ۷۷ درصد از شرکت‌ها قبلاً به نوعی کارهیبریدی را انتخاب کرده‌اند. علاوه بر این، ۵۶ درصد از این شرکت‌ها به کارمندان اجازه می‌دهند برنامه زمانی و چگونگی حضور در دفتر کارشان را انتخاب کنند. به طور طبیعی، کار ترکیبی دارای مزایا و معایب است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

مزیت ۱: کارمندان می‌توانند زمان انجام و چگونگی کار را به نحوی انتخاب کنند که بیشترین بهره‌وری را داشته باشند

در یک مدل کاری اولویت دفتر کار، انتظار می‌رود که کارمندان هر روز بین ساعت ۸ صبح تا ۴ بعد از ظهر تایم کاری داشته‌ باشند. در صورتی که در مدل کار ترکیبی، کارمندان انعطاف بیشتری برای انجام کار در زمان، مکان و چگونگی انجام آن به طوری که بیشترین بهره‌وری را داشته باشند، دارند. به عنوان مثال، برخی از افراد صبح زود بهتر کار می‌کنند در حالی که برخی دیگر در عصر بهتر کار می‌کنند. آن‌ها همچنین می‌توانند انتخاب کنند که با هم تیمی‌های خود در محل کار، کار‌‌کنند یا کارهای پروژه‌ای و انفرادی را از یک مکان دور انجام دهند.

مزیت ۲: تعادل بهتر بین کار و زندگی 

مطابق گزارشات، ۸۷ درصد از کارمندان در صورت پیشنهاد کارفرما از فرصت انجام کار انعطاف‌پذیر استقبال می‌کنند. انعطاف‌پذیری چیزی است که به کار ترکیبی قدرت داده و دلیل اصلی گرایش کارمندان به مدل کار ترکیبی است.

یافتن تعادل در یک ترتیب کاری انعطاف‌پذیر آسان‌تر خواهد بود. وقتی کارمندان کنترل بیشتری بر برنامه‌های کاری خود دارند، می‌توانند زمان خود را برای مراقبت و برطرف کردن مسائلی که در زندگی شخصی‌شان پیش می‌آید صرف کنند خواه این کار، بردن بچه‌ها از مهدکودک یا حضور در خانه به علت بارداری و یا هر موضوع شخصی دیگر باشد.

مزیت ۳: استخدام استعدادها در سراسر جهان

اگر شرکت‌ها تمایل به گسترش منابع جذب استعداد خود دارند در یک مدل کاری ترکیبی، می‌تواند استعدادهایی را از سراسر جهان استخدام کنند. دسترسی به یک منبع گسترده تر استعداد به این معنی است که شرکت‌ها می‌توانند افرادی را با مهارت‌های تخصصی استخدام کنند. این می‌تواند به سازمان‌ها مزیت قدرت رقابت بدهد، به آن‌ها کمک کند به بازارهای جدید دسترسی پیدا کرده و بهره‌وری شبانه روزی را تضمین کنند.

مزیت ۴: صرفه‌جویی در هزینه‌های املاک

در یک مدل کار ترکیبی، افراد کمتری می‌توانند در هر زمان معین در محل حضور داشته باشند. برای برخی از شرکت‌ها، این ممکن است به معنای کوچک کردن املاک و مستغلات آن‌ها باشد. حداقل، کار ترکیبی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا بدانند چه مقدار فضای اداری برای حمایت از کارمندان خود نیاز دارند.

بازنگری در استراتژی محل کار می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا ۳۰ درصد هزینه‌های املاک و مستغلات را کاهش دهند. این امراین امکان را می‌دهد تا این پس انداز هزینه‌ها در جاهای دیگر سرمایه‌گذاری شود، مانند ارائه گزینه‌های کاری بیشتر برای کارمندان در قالب دفاتر اقماری و فضاهای کوچک‌تر همکاری.

عیب ۱: همکاری با کارمندان از راه دور دشوارتر است 

کار ترکیبی باعث می‌شود افراد در زمان‌های مختلف درهفته وارد محل کار شوند. این بدان معنی است که مردم گاهی اوقات دلتنگ یکدیگر و فرصت همکاری با یکدیگر می‌شوند. برای دور زدن این موضوع، سرمایه‌گذاری روی فناوری‌های مناسب بسیار مهم است. با استفاده از فناوری‌های موجود در محل کار، کارمندان شما می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و از زمان حضور همکاران در محل کار مطلع شوند.

عیب ۲: کار هیبرید برای ادامه یافتن نیاز به نظارت و نگهداری مستمر دارد

کار هیبریدی برای اجرای مناسب نیاز به دقت و توجه زیادی دارد. اگر شرکت‌ها مایل‌اند آزادی‌ و انعطاف‌پذیری را برای کارکنان خود در محل کار فراهم کنند، می‌بایست متعادل کردن آن با نظارت، سیاست‌ها و نگهداری را مدنظر قرار دهند. برای مثال، رهبران ممکن است برای تقویت روحیه و همکاری تیم، حضور تیم‌هایشان در روز خاصی از هفته را اجباری کنند. این تصمیم ممکن است با انعطاف‌پذیری و خودمختاری در تضاد باشد، اما لازم است افراد دور هم جمع شده تا بتوانند از آزادی‌های دیگری مانند کار از خانه برای باقیمانده هفته خود لذت ببرند.

سازگار بودن نیز برای حفظ کار ترکیبی کلیدی است. نیازهای افراد تغییر می‌کند، بنابراین ممکن است متوجه شوید که تغییر روزهای اداری هر از گاهی برای شادی کلی تیم ضروری است.

عیب‌ ۳: برای همه صنایع مناسب نیست

مدل‌های کار هیبریدی ممکن است برای هر صنعتی کارایی نداشته باشد. برخی از سازمان‌ها ممکن است به طور کامل کار از راه دور را در دستور کار خود قرار دهند، در حالی که برخی دیگر از مشاغل باید در محل حضور داشته باشند تا بتوانند کار کنند، مانند پرستاری، تدریس، یا تولید؛ به همین دلیل، کارمندان صنایع مختلف را بر اساس سطوح انعطاف‌پذیری پیشنهادی انتخاب می‌کنند. بر اساس گزارش روندهای محل کار در سال ۲۰۲۲، صنایع مواد، تاسیسات و خدمات مخابراتی کمترین میزان رشد ترافیک در محل را از ژانویه ۲۰۲۱ داشته اند.

۴ نوع برنامه کاری هیبریدی

کار هیبریدی (ترکیبی) یک مدل کاری انعطاف‌پذیر است، به این معنی که بیش از یک راه وجود دارد که آن را برای کسب‌وکارتان کارآمد کنید. به عنوان مثال، ممکن است برای شما مهم باشد که به کارمندان خود حداکثر استقلال را ارائه دهید تا بتوانند هفته کاری خود را بدون محدودیت یا اجبار طراحی کنند. همچنین ممکن است تصمیم بگیرید که بخواهید کارمندان خود را برای چند روز معین در محل حضور داشته باشند، این انتخاب‌ها به همه کمک می‌کند تا در محل کار بهره‌وری بهتر و شادتر داشته باشند.

انتخاب بهترین برنامه کاری ترکیبی برای کسب‌وکار شما مهم است. هر برنامه، مزایا و چالش‌های متفاوتی همراه است. در اینجا یک تفکیک مختصر از ۴ نوع برنامه کاری را ارائه می‌دهیم:

۱– ترکیبی وابسته به اراده: کارمندان می‌توانند انتخاب کنند که کدام روز به دفتر بیایند.

۲- هفته تقسیم هیبریدی: شرکت شما روزهای خاصی را برای کار در محل و از راه دور توسط تیم یا عملکرد تعیین می‌کند.

۳- برنامه ریزی مدیریت ترکیبی: مدیران انتخاب می‌کنند که تیمشان در چه روزی وارد دفتر شود

۴- ترکیب ترکیبی: ترکیبی از هر سه گزینه

چگونه تکامل کار ترکیبی و برخی از نکات کلیدی آن

مسلماً کار ترکیبی دیگر کاملاً جدید نیست. در واقع، با توجه به اینکه امروزه بیش از ۷۰ درصد از شرکت‌های آمریکایی از نوعی کار ترکیبی در کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند، برای بسیاری از آن‌ها روش کاری رایج است.

اما کار ترکیبی بسیار قدیمی‌تر از آنچه فکر می‌کنید وجود داشته است. بر اساس گزارش گالوپ، تقریباً ۳۲ درصد از نیروی کار ایالات متحده (حدود ۶۰ میلیون نفر) در سال ۲۰۱۹ در نوعی از مدل کاری ترکیبی کار می‌کردند، این رقم پس از همه گیری کرونا به ۵۳ درصد افزایش یافت. از آنجایی که همه‌گیری باعث تغییر بزرگی در نحوه نگرش مردم به کار و نحوه انجام آن شد، به این معنی که بهره‌وری به مراتب مهم‌تر از صرف حضور درمحل کار شد.

با گذشت زمان، آزمون و خطاهای زیادی برای کسانی که از کار ترکیبی استفاده می‌کنند پیش رو بوده است و هنوز سازمان‌های زیادی درحال یافتن آن هستند که چگونه می‌تواند بهترین خدمات را به آن‌ها ارائه دهد. در اینجا برخی از آموخته های کلیدی از کار ترکیبی در دو سال گذشته آورده شده است.

– کار ترکیبی برای موفقیت به ابزار مناسب نیاز دارد

کار ترکیبی فقط به روشی نیست که افراد در دفتر و یا خانه کار می‌کنند بلکه روشی است که در آن دفتر و محل کار برای افراد کار می‌کند. شرکت‌ها باید دفتر خود را با ابزار مناسب ارتقا دهند. مثال‌ها ممکن است شامل میز کار، رزرو اتاق، یا سیستم ورود آسان برای کارمندان باشد. 

– کار ترکیبی در خدمت اهداف جدید محل کار است

 کار ترکیبی زمانی بهترین کارایی را دارد که کارمندان در محل کار برای هدفی حضور داشته باشند، خواه این هدف همکاری با همکاران، جلسات تیمی یا انجام پروژه‌های کاری باشد. باید اطمینان حاصل شود که دفتر آنچه را که آن‌ها برای کار به بهترین شکل برای آن‌ها نیاز دارند ارائه می‌دهد.

– کار هیبریدی برای شرکت‌های مختلف متفاوت به نظر می‌رسد. 

کار ترکیبی یک مدل کاری است که بسته به اینکه چه کسی و چرا از آن استفاده می‌کند تغییر می‌کند. قبل از اجرای کار ترکیبی می‌بایست از میزان کارآمدی و متناسب بودن آن برای کارمندان اطمینان حاصل شود. برخی از نمونه‌ها ممکن است انتخاب برنامه مناسب برای کارمندان یا ارائه فضاهای کوچکتر و مشترک در کنار دفتر مرکزی اصلی باشد. به یاد داشته باشید که کار ترکیبی یک رویکرد به یک اندازه مناسب برای همه نیست.

– آینده کار هیبریدی هنوز کاملا مشخص نیست

هیچ مقصد مشخصی برای کار هیبریدی وجود ندارد. ما می‌دانیم که چیست، اما آینده کار ترکیبی همچنان متفاوت به نظر می‌رسد زیرا بعد از پایان همه‌گیری کرونا افراد بیشتری به سر کار باز گشته‌اند.

بهترین شیوه‌های کار هیبریدی و نحوه اتخاذ آن

اکنون که می‌دانید کار هیبریدی (ترکیبی) چیست و مزایا و معایش را نیز می‌دانید، وقت پیاده‌سازی آن در سازمان است. برای اتخاذ یک مدل کار هیبریدی، به افراد، فرآیندها و فناوری مناسب نیاز دارید. در زیر برخی از بهترین شیوه‌های کار هیبریدی را نام برده‌ایم:

1- با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید.

ارتباط کلیدی است! وقتی کار ترکیبی را راه اندازی می‌کنید، تصمیمات شما بر همه افراد نیروی کار شما تأثیر می‌گذارد. مهم است که آن‌ها را در جریان قرار دهید و هنگام اجرای کارهای هیبریدی یا ایجاد تغییرات در خط مشی ترکیبی خود، نظر آن‌ها را بخواهید.

2- با منابع انسانی و فناوری اطلاعات کار کنید

کار متقابل هنگام اتخاذ کار هیبریدی مهم است تا اطمینان حاصل شود که فناوری محل کار شما یکپارچه بوده و قادر به پشتیبانی از همه افراد است صرف نظر از اینکه در کجا کار می‌کنند.

3- محیط کاری مناسب ایجاد کنید

دیگر خبری از دفاتر سفت و سخت یا خسته کننده نیست. کار ترکیبی به این معنی است که دفتر باید مکانی باشد که کارکنان می‌خواهند در آن کار کنند، بنابراین ایجاد یک محل کار پویا مهم است.

4- کارکنان از راه دور و در محل کار را باهم در ارتباط قرار دهید

کار ترکیبی باعث می‌شود که برخی از افراد از خانه کار کنند در حالی که برخی دیگر در دفتر کار می‌کنند. یافتن راه‌هایی برای برقراری ارتباط و شادی همه، بخش مهمی از حفظ شادی و مشارکت کارکنان است.

 اکنون به چند نکته که باید هنگام انتقال به یک مدل کاری هیبریدی توجه کنید، خواهیم پرداخت.

5- از کارمندان و رهبران خود نظرسنجی کنید تا بدانید به چه چیزی نیاز دارند

برای ساخت یک مدل هیبریدی (ترکیبی) که برای شرکت شما کار می‌کند، با صحبت با نیروی کار خود شروع کنید تا نیازهای آن‌ها را متوجه شوید. کار هیبریدی باید برای همه کارایی داشته باشد، بنابراین نظرخواهی از کارمندان و مدیران اجرایی، دیدگاه‌های ارزشمند و متفاوتی را ارائه می‌دهد. با پرسیدن از طیف وسیعی از افراد، می‌توانید یک مدل کاری ایجاد کنید که افراد را برای پذیرش تغییر آماده کرده و آن‌ها را برای انجام بهترین کارشان با انگیزه نگه دارد.

در اینجا چند سوال وجود دارد که باید در نظرسنجی خود بگنجانید.

• آیا ترجیح می‌دهید در محل کار کنید تا بیشتر روی خودتان تمرکز کنید یا با تیم خود همکاری کنید؟
• پیش‌بینی می‌کنید چند روز در هفته بخواهید در محل کار کنید؟
• اگر به یک فضای اداری نزدیک‌تر به خانه دسترسی داشتید، ترجیح می‌دادید به جای رفت و آمد به دفتر از آن استفاده کنید؟

6- زیرساختی بسازید که از انعطاف‌پذیری پشتیبانی می‌کند

در بهترین حالت، کار ترکیبی به محیط‌های از راه دور و در محل پل می‌زند تا کارمندان بتوانند به راحتی با هم کار کنند. سرمایه‌گذاری در فناوری در محل کار، مانند ابزارهای ارتباطی از راه دور و تجهیزات ویدئو کنفرانس، به این امکان کمک می‌کند. تصمیم بگیرید که آیا به ابزارهای جدیدی نیاز دارید یا می‌توانید از ابزارهای موجود به روش‌های جدید استفاده کنید.

بهترین شیوه‌های ارتباطی در سطح شرکت را ایجاد کنید و رهبران تیم‌ها را تشویق کنید تا انتظارات و اهداف روشنی را با کارمندان خود تعیین کنند. به عنوان مثال، شما ممکن است یک سبک ارتباطی ناهمزمان را اتخاذ کنید تا کارکنانی را که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند، شامل شود.

7- ایجاد برنامه‌های اداری برای مدیریت ترافیک محل کار و ارائه انعطاف‌پذیری کارکنان.

 چند راه برای نزدیک شدن به این موضوع وجود دارد. به عنوان مثال، مدل کار هیبریدی شما ممکن است شامل یک خط‌ مشی ترکیبی به اراده باشد که در آن کارمندان انتخاب می‌کنند که چه روزی وارد دفتر شوند. یا، ممکن است یک خط‌ مشی ترکیبی برنامه‌ریزی مدیر انتخاب کنید که در آن مدیران برنامه‌ها را کنترل می‌کنند و انتخاب می‌کنند که افراد آن‌ها چه روزی وارد دفتر شوند.

8- روی فرهنگ شرکت سرمایه‌گذاری کنید

فرهنگ شرکت قلب سازمان شماست. این می‌تواند یک مزیت رقابتی عظیم باشد و سهم عمده‌ای در موفقیت مدل کار هیبریدی شما داشته باشد. همچنین ایجاد تجربیاتی برای محل کار ترکیبی حول ارزش‌های اصلی شرکت شما بسیار مهم است. برای مثال، اگر سازمان شما برای کار گروهی ارزش قائل است، بهتر است یک فعالیت تیمی حضوری یا مجازی ترتیب دهید.

9- یک تجربه عالی در محل کار ایجاد کنید

تجربه در محل کار جزء شماره یک مدل کار هیبریدی شما است که کارایی واقعی در بر‌خواهد داشت. ایجاد یک تجربه عالی در محل کار مستلزم تمرکز بر سه عنصر است: فضا، فناوری و افراد. فکر کردن در مورد اینکه هر جزء چگونه با هم کار می‌کنند مدل کار ترکیبی شما را ارتقا می‌دهد. به عنوان مثال، ایجاد فضاهای هدفمندتر در دفتر کار، تجربه شما در محل کار را بهبود می‌بخشد زیرا کارمندان حوزه‌های مختلفی برای انتخاب دارند. حمایت از انواع مختلف افراد و کار به حمایت از مدل کار ترکیبی کمک خواهد کرد.

10- بازخورد مستمر جمع‌آوری کنید

همانطور که به ساختن یک محل کار هیبریدی که برای شرکت شما ایده‌آل است ادامه می‌دهید، به یاد داشته باشید که بازخورد کارمندان را جمع‌آوری کنید. مطمئن شوید که بیش از یک راه برای به اشتراک گذاشتن افکار در اختیار کارمندان قرار داده اید. به عنوان مثال، ممکن است یک کانال همیشه فعال داشته باشید که به بازخورد کارمندان اختصاص داده شده است. علاوه بر آن، ممکن است نظرسنجی های بازخورد فصلی را برای نیروی کار خود ارسال کنید.

جمع‌آوری این بازخورد به شما کمک می‌کند تا در حین رفتن به سمت و ایجاد یک محل کار ترکیبی که برای همه کارایی دارد، اصلاح و بازیابی آن را نیز تدریجا انجام دهید. 

انواع مدل های کار هیبریدی چیست؟

حال قصد داریم مدل‌های کار هیبریدی را قدری مفصل تر همراه با مزایا و معایب‌شان مورد بررسی قرار دهیم

۱- مدل کار هیبریدی انعطاف‌پذیر

کارمندان مکان و ساعات کاری خود را بر اساس اولویت‌های روز انتخاب می‌کنند. به عنوان مثال، اگر آن‌ها نیاز به صرف زمان برای تمرکز روی یک پروژه دارند، می‌توانند انتخاب کنند که در خانه یا کافی‌شاپ کار کنند. اگر می‌خواهند احساس اجتماعی داشته باشند، نیاز به ملاقات با تیم خود، شرکت در یک جلسه آموزشی یا پیوستن به تالار شهر داشته باشند، می‌توانند انتخاب کنند که به دفتر بروند.

مزایا:

• آزادی و انعطاف را برای افراد در تعیین مکان و زمان کار ارائه می‌دهد
• یک رابطه مبتنی بر اعتماد با کارکنان ایجاد می‌کند که وفاداری و رضایت شغلی را افزایش می‌دهد
• منابع دریافت استعداد را گسترش می‌دهد، که منجر به تفکر متنوع‌تر می‌شود
• به دلیل صرفه‌جویی در هزینه در فضای اداری و سفر، وضعیت مالی نهایی را بهبود می‌بخشد

چالش ها:

• یافتن روز یا زمان مناسب برای کار تیمی برای کارمندان دشوار است
• عدم مشاهده تعداد افرادی که در هر روز به دفتر می‌روند و آیا ساختمان ظرفیت پشتیبانی از آنها را دارد یا خیر

۲- مدل کار هیبریدی ثابت

کارمندان مجاز به کار از راه دور یا رفتن به دفتر هستند. به عنوان مثال، ممکن است تیم‌های خاصی روزهای دوشنبه و چهارشنبه وارد دفتر شوند، در حالی که برخی دیگر در روزهای سه‌شنبه و پنج‌شنبه وارد دفتر می‌شوند. یک سازمان می‌تواند به همه اجازه دهد تا در روزهای از پیش تعیین شده هر هفته از خانه کار کنند.

مزایا:

• فرصت همکاری حضوری و تیم‌سازی را افزایش می‌دهد
• به کارمندان این امکان را می‌دهد که قرار ملاقات ها را برنامه‌ریزی کنند یا در روزهای خاصی از هفته کارهای سریع انجام دهند
• امکان پیش‌بینی آسان ظرفیت اداری را فراهم می‌کند

چالش ها:

• عدم انتخاب فردی، که می‌تواند منجر به از دست دادن بهره‌وری شود اگر کارکنان در شرایط بهینه برای کاری که باید انجام شود نباشند.
• ناتوانی در کاهش فضای اداری

۳- مدل کار هیبریدی اولویت اداری

انتظار می‌رود کارمندان در محل حضور داشته باشند اما این انعطاف را دارند که چند روز در هفته را برای کار از راه دور انتخاب کنند. 

مزایا:

• امکان انعطاف‌پذیری و انتخاب فردی را فراهم می‌کند.
• به حفظ فرهنگ شرکت و جامعه کمک می‌کند.

چالش ها:

• عدم دید کارمندان در مورد اینکه چه کسی و چه زمانی در دفتر خواهند‌ بود.
• ناتوانی در پیش‌بینی دقیق تعداد کارمندان در دفتر در یک روز معین

۴- مدل کار هیبریدی از راه دور

کارمندان بیشتر اوقات از راه دور کار می‌کنند و گاه به گاه از فضاهای کار مشترک یا دفتر برای کار تیمی، همکاری و آموزش بازدید می‌کنند. در این مدل، شرکت ممکن است فضای اداری نداشته باشد و در عوض به اعضای تیم در همان منطقه تکیه کند تا در صورت صلاحدید دور هم جمع شوند.

مزایا:

• بهره‌وری و رضایت شغلی را برای کارکنانی که می‌خواهند بیشتر اوقات از راه دور کار کنند، افزایش می‌دهد.
• امکان کاهش هزینه‌ها را با کاهش یا حذف فضای اداری فراهم می کند

 چالش ها:

• احتمال اینکه کارکنان احساس انزوا کنند وجود دارد
• افزایش چالش‌ها در حفظ فرهنگ شرکت و جامعه

آیا بین کار هیبریدی و کار از خانه تفاوتی وجود دارد؟

بله کار هیبریدی و دورکاری با هم تفاوت دارد. کارگران از راه دور همیشه از خانه کار می‌کنند و ممکن است گزینه‌ای برای رفتن به دفتر نداشته باشند. در حالی که کارگران هیبریدی بخشی از زمان خود را صرف کار در خانه می‌کنند، آن‌ها همچنین انعطاف‌پذیری برای انتخاب محل و زمان کار خود دارند. بر اساس تحقیقات، ۴۹ درصد از کارگران از راه دور احساس انزوا می‌کنند، ۳۷ درصد با حواس پرتی بیشتری مواجه می‌شوند و ۳۵ درصد برای برقراری ارتباط با همکاران خود مشکل دارند. کار هیبریدی گزینه‌هایی را برای کارمندان فراهم می‌کند تا تصمیم بگیرند چه روزهایی می‌خواهند به دفتر بروند. اگر فردی احساس انزوا می‌کند، می‌خواهد خود را از محیطی که حواسش پرت می‌شود دور کند، یا با همکارانش ارتباط برقرار کند، این گزینه را دارد که به دفتر کار برود.

سخن پایانی

مدل هیبریدی دیگر یک سبک کار جایگزین نیست. احتمالا سبک کاری مستقل و ماندگار خواهد‌بود. اما، مانند هر مدل کاری، مزایا و معایبی دارد. رهبران و مدیران محل کار، باید نیازهای نیروی کار خود را شناسایی و برآورده کرده یا در معرض خطر از دست دادن استعدادها‌ و نیروی کاری خود باشند. با توجه به انواع مختلف کار هیبریدی باید سعی شود با در نظر گرفتن شرایط و امکانات و زیرساخت شرکت‌ها بهترین نوع یا ترکیبی از انواع آن بکار گرفته شود. شناخت مزایا و چالش‌های پیش روی هر یک از انواع این نوع کار ضروری به نظر می‌رسد.

مدل کار ترکیبی ممکن است یک ترتیب غیرقابل انکار برای بسیاری از سازمان ها در آینده باشد.