یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که در هر سازمان و موسسه‌ای وجود دارد، واحد منابع انسانی است. این واحد در زمینه جذب نیروهای جدید، ارائه آموزش‌های لازم به نیروها، ارزیابی عملکرد دقیق آن‌ها و به طور کلی ایجاد یک محیط کاری امن و سالم برای کارکنان تلاش می‌کند. این واحد، برای بهبود عملکرد خویش و همچنین ایجاد نظم و انضباط در محیط کار، به فرم‌هایی نیاز دارد، در ادامه به بررسی فرم‌های منابع انسانی در یک سازمان می پردازیم.

ویژگی فرم‌های منابع انسانی سازمان

به طور کلی فرم‌های منابع انسانی، باید با در نظر گرفتن پارامترهایی مانند جذب، آموزش و مدیریت عملکرد طراحی شوند؛ زیرا این موارد جزو مهم‌ترین اصول مدیریتی در سازمان‌ها به شمار می‌روند. خوشبختانه این روزها فرم‌های جامع و کاملی وجود دارند که با توجه به شرایط و نیازهای خاص سازمان‌ها طراحی شده‌اند. با ما در ادامه مطلب همراه باشید تا در مورد برخی از این فرم‌ها، اطلاعاتی را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.

انواع فرم‌های منابع انسانی

فرم تجزیه و تحلیل شغل

یکی از مهم‌ترین اموری که بر عهده واحد منابع انسانی در هر سازمانی قرار دارد، تجزیه و تحلیل شغل است. برای انجام این امر نیاز به جمع‌آوری و ارزیابی داده‌ها و اطلاعات زیادی وجود دارد. خوشبختانه فرم‌های جامع و کاملی در این زمینه وجود دارند که از طریق آن‌ها می‌توان اطلاعاتی مانند مسئولیت‌های منحصر به فرد هر شغل، وظایف روزانه افراد، مهارت‌های سخت و آسان برای کسب شغل، شایستگی‌های لازم برای دریافت شغل مورد نظر، تحصیلات لازم، خروجی‌های مورد انتظار و… را به خوبی به دست آورد.

تمامی داده‌هایی که در این فرم‌ها ذکر شده‌اند به خوبی مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند و توسط آن اقدام به استخدام نیروهای مورد نیاز سازمان می‌نمایند. توسط اطلاعات به دست آمده از این فرم‌ها می‌توان بهترین و مناسب‌ترین فرد را برای جایگاه شغلی مورد نظر استخدام نمود.

فرم برنامه‌ریزی نیروی انسانی

به طور کلی برنامه‌ریزی نیروی انسانی به اموری گفته می‌شود که یک سازمان برای رسیدن به اهداف خود به آن نیاز دارد. به عنوان مثال یک سازمان برای پیشبرد اهداف خود به چه تعداد کارمند نیاز دارد؟ این کارمندان باید از چه تخصص و مهارت‌هایی برخوردار باشند؟ بدون تعیین دقیق این موارد و برنامه‌ریزی برای آن‌ها، نمی‌توان به اهدافی که مد نظر سازمان قرار دارد رسید.

در حال حاضر فرم‌های کامل و دقیقی به نام فرم برنامه‌ریزی نیروی انسانی وجود دارند که به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کنند برنامه‌ریزی‌های لازم در جهت رشد و توسعه خود را توسط آن انجام دهند. با کمک این فرم‌ها می‌توان ورود افراد به سازمان، شیوه کار آن‌ها و همچنین خروج آن‌ها از سازمان را به خوبی مورد بررسی قرار داد و پیش‌بینی‌های لازم را در این زمینه انجام داد. داده‌ها و اطلاعات موجود در این فرم‌ها موجب می‌شوند تا مدیران، نیروهای انسانی خود را به خوبی مدیریت نموده و همواره نیروهای شایسته‌ای برای تصدی پست‌های مورد نظر خویش در نظر داشته باشند.

آیا می دانستید برای راه اندازی کسب و کار خود ابتدا به تحقیقات بازار نیاز دارید؟

فرم آماده‌سازی مصاحبه استخدامی ساختاریافته

تجربه نشان‌دهنده آن است که یک سازمان برای رشد و موفقیت خود، باید توانایی جذب افراد شایسته و حرفه‌ای را داشته باشد. به همین سبب فرم‌هایی به عنوان مصاحبه استخدامی آماده شده است که در اختیار متقاضیان مشاغل سازمان قرار می‌گیرد. در این فرم‌ها از تکنیک‌های حرفه‌ای استفاده شده است که توانایی افراد در احراز شغل مورد نظر را به صورت دقیق مشخص می‌نمایند. مدیران از طریق این فرم‌ها می‌توانند نیروهای مورد نظر خود را بر مبنای شایستگی آن‌ها استخدام کنند.

فرم نظرسنجی، برای آگاهی از نظرات نیروی انسانی بسیار کارآمد بود.

به طور کلی انتخاب کسانی که شایستگی لازم برای کسب جایگاه شغلی را ندارند، می‌تواند مشکلات زیادی برای سازمان به وجود آورد؛ زیرا سازمان‌ها باید هزینه‌های مادی و معنوی بسیاری برای آموزش این افراد متحمل شوند و این امر ممکن است در زمینه رشد و توسعه آن‌ها تاثیرات منفی بر جای بگذارد. بنابراین واحد منابع انسانی سازمان وظیفه دارد با استفاده از فرم‌های دقیق و کامل، افراد شایسته و واجد شرایط را شناسایی و سپس استخدام نماید.

فرم ارزیابی عملکرد کارکنان

یکی از امور حیاتی که بر عهده تمامی سازمان‌ها و مجموعه‌های کوچک و بزرگ قرار دارد، ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان است که موجب افزایش بهره‌وری سازمان می‌گردد. معمولاً بسیاری از سازمان‌های حرفه‌ای و قدرتمند به صورت سالیانه اقدام به بررسی عملکرد نیروهای خود می‌نمایند. وظیفه این ارزیابی بر عهده واحد منابع انسانی سازمان می باشد. این واحد هر ساله با تهیه فرم ارزیابی عملکرد کارکنان، با دقت هر چه تمام‌تر، این موضوع را بررسی می‌کند.

ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از مهم‌ترین عوامل برای تعیین افزایش حقوق و ارتقاء جایگاه شغلی آن‌ها به شمار می‌رود. علاوه بر این توسط این فرم‌ها می‌توان به خوبی تمامی مهارت‌ها، نقاط ضعف و قوت کارکنان را سنجید. در چنین شرایطی مدیران می‌توانند با قدرت و توان بیشتری اقدام به برنامه ریزی نمایند تا عملکرد کارکنان خود را ارتقاء بخشند. مسلماً ارتقاء کارمندان یک سازمان، باعث بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری آن مجموعه خواهد شد و در نتیجه هزینه‌های مادی و معنوی کمتری برای سازمان در بر خواهد داشت.

ارزیابی عملکرد کارکنان با استفاده از شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود و هر سازمان با توجه به نیاز خود اقدام به طراحی و تبیین فرم‌های لازم در این زمینه می‌نماید. اما نقطه اشتراکی که میان تمامی این فرم‌ها وجود دارد این است که از طریق آن‌ها می‌توان به بهترین شکل ممکن به داده‌ها و اطلاعات ارزشمندی دست یافت و از آن اطلاعات در جهت بهبود و برنامه ریزی عملکرد کارکنان استفاده نمود.

برای آشنایی با فرم ساز آنلاین به نرم افزار فرم ساز ایپُل مراجعه نمایید.