یکی از قابلیت های سامانه ایپُل این است که شما می‌توانید جهت جلوگیری از اتلاف وقت و تکمیل مجدد کل پرسشنامه از میان پاسخنامه‌های تکمیل شده در دوره گذشته، یک پاسخنامه مشخص بارگذاری کنید. در این مقاله به چگونگی و نحوه انجام این موضوع می‌پردازیم.
چگونه یک پاسخنامه مشخص را از میان پاسخنامه‌ها بارگذاری کنم؟
مقدمه
معمولا جهت تکمیل پرسشنامه‌های ممیزی خرده فروشی (Retail Audit) لازم است تا پرسشگران به صورت دوره‌ای به فروشگاه‌هایی مراجعه کرده و اطلاعات مربوط به محصولات ارائه شده در آن فروشگاه‌ها را ثبت کنند. در این موارد لازم است تا سرعت عمل پرسشگران تا حد ممکن زیاد باشد، زیرا معمولا صاحبان فروشگاه‌ها تمایلی به صرف وقت زیاد برای مصاحبه با پرسشگران ندارند. چنانچه پاسخنامه قبلی مربوط به آن فروشگاه از قبل وجود داشته باشد، پرسشگر فقط مواردی که لازم است را اصلاح خواهد کرد.
راهکار ایپُل برای بارگذاری پاسخنامه
در سامانه ایپُل قابلیتی وجود دارد که به پرسشگر اجازه می‌دهد هنگام مراجعه به فروشگاه بتواند اطلاعات جمع‌آوری شده مربوط به دوره قبل آن فروشگاه را مشاهده کند. در این حالت پرسشگر پس از این که پرسشنامه خود را بر روی تبلت مشاهده کرد، کافی است کد مغازه را وارد کند تا اطلاعات مربوط به دوره قبل در فیلدها نمایش داده شوند. در این حالت لازم نیست پرسشگر تمام اطلاعات مربوط به مغازه را مجددا وارد نماید، بلکه فقط تغییرات را اعمال می‌کند. با این روش پرسشگران زمان کمتری را در فروشگاه سپری می‌کنند که هم سرعت پرسشگری بالا رفته و هم باعث رضایت صاحب فروشگاه می‌گردد.
همچنین با توجه به این که مقادیر تغییر یافته فیلدها معمولا اختلاف زیادی با مقادیر قبلی ندارند، این امر سبب می‌شود که خطای ورود اطلاعات در پرسشنامه هم تا حد زیادی کاهش پیدا کند. قابل ذکر است که پس از تغییر یک فیلد، مقدار قبلی آن نیز به کاربر نمایش داده می‌شود.
مراحل اجرا و تنظیمات بارگذاری پاسخنامه مشخص
فرض کنید که پرسشگر می‌خواهد قبل از ثبت یک پاسخنامه جدید، اطلاعات مربوط به پاسخنامه‌ای که قبلا برای همان مکان مراجعه و ثبت کرده است را مشاهده و بارگذاری نماید. برای اینکه فقط پاسخنامه مورد نظر کاربر از بین تمامی پاسخنامه‌ها، بارگذاری شود لازم است که کاربر پاسخ یکی از سوالات کلیدی در پرسشنامه را وارد نماید. چنانچه بر اساس پاسخ به آن سوال، پاسخنامه متناظری یافت شود، آن پاسخنامه برای کاربر بارگذاری می‌شود.
برای انجام این کار لازم است تا در بخش طراحی پرسشنامه به صفحه تنظیمات بروید و مراحل زیر را انجام دهید:
1- فعالسازی بارگذاری پاسخنامه مشخص
در این صفحه، “بارگذاری پاسخنامه مشخص” را فعال نمایید. در صورتی که، پاسخ به سوالی را که در مرحله بعدی مشخص میکنید، در یکی از پاسخنامه‌ها قبلا ثبت شده باشد، پاسخنامه مورد نظر بارگذاری می‌شود.
2- انتخاب سوال با پاسخ یکتا
در این مرحله، لازم است که سوالی از پرسشنامه که پاسخ به آن سوال یکتا و منحصر به فرد می‌باشد را انتخاب کنید. به عبارتی دیگر سوالی از پرسشنامه را انتخاب کنید که پاسخ‌دهندگان به آن سوال، پاسخ غیرتکراری می‌دهند. این سوال به عنوان “سوال با پاسخ یکتا” نامیده می‌شود.
3- متمایز کردن پاسخ‌های بارگذاری شده
با فعال کردن این قابلیت، پاسخ‌های بارگذاری شده با رنگ نارنجی نمایش داده می‌شوند. چنانچه پاسخ سوالی را تغییر دهید، پاسخ جدید شما به رنگ سیاه نمایش داده خواهد شد.
4- ثبت پاسخنامه جدید
با فعال کردن این قابلیت، پس از بارگذاری اطلاعات پاسخنامه قبلی، پاسخنامه‌ای جدید ثبت خواهد شد. بدیهی است چنانچه این قابلیت فعال نباشد پاسخ‌های ثبت شده جدید جایگزین پاسخ‌های قبلی در همان پاسخنامه خواهند شد.
5- بارگذاری پاسخنامه‌های تکمیل نشده
در صورت فعال کردن “فقط بارگذاری پاسخنامه های تکمیل نشده”، در صورتی پاسخنامه بارگذاری می‌شود که قبلا به صورت نیمه‌کاره رها شده و تکمیل نشده باشد. به عبارتی دیگر در این حالت، پاسخنامه‌هایی که قبلا تکمیل و ثبت شده باشند، به هیچ وجه نمایش و بارگذاری نمی‌شوند و کاربر با پیغام خطا مواجه خواهد شد.
پاسخنامه بارگذاری شد و اطلاعات جدیدی در آن وارد شده است. آیا یک پاسخنامه جدیدی ثبت می‌شود یا همان پاسخنامه قبلی با اطلاعات جدید به روزرسانی می‌شود؟
به صورت پیش‌فرض اطلاعات جدید در همان پاسخنامه ثبت شده و جایگزین اطلاعات قبلی می‌شود. چنانچه بخواهید اطلاعات جدید در پاسخنامه دیگری ثبت شود، لازم است قابلیت پاسخنامه جدید را فعال نمایید.
من در پرسشنامه خود کد فروشگاه را به عنوان "سوال با پاسخ یکتا" انتخاب کردم. قبلا برای این کد فروشگاه دو بار پاسخنامه ثبت شده است. کدام یک بارگذاری خواهد شد؟
با هر بار وارد کردن کد فروشگاه، آخرین پاسخنامه ثبت شده، بارگذاری خواهد شد.
می‌خواهم پس از اینکه اطلاعات را در پاسخنامه ثبت کردم، بعدا متوجه شوم که چه پاسخ‌هایی را تغییر داده‌ام و کدام یک تغییر نکرده‌اند. آیا این قبلیت وجود دارد؟
بله. برای اینکه متوجه شوید که چه پاسخ‌هایی را تغییر داده اید، لازم است قابلیت پاسخنامه جدید را فعال نمایید. در این‌صورت با مقایسه پاسخنامه‌ها می‌توانید متوجه شوید پاسخ کدام سوالات را تغییر داده‌اید.
نمی‌خواهم پاسخ تمامی سوالات در هنگامی که پاسخنامه بارگذاری می‌شود، نمایش داده شوند. چگونه این قابلیت امکان‌پذیر است؟
چنانچه نیاز ندارید در هنگام بارگذاری پاسخنامه پاسخ برخی از سوالات نمایش داده شوند، کافی است تا در تنظیمات مربوط به آن سوالات، قابلیت “بارگذاری پاسخ از پاسخنامه” را غیرفعال نمایید.