لینک‌های یکتا و یک بار مصرف جهت انجام نظرسنجی‌های ایمیلی ایجاد کرده و برای مخاطبین ارسال کنید
نظرسنجی ایمیلی
یکی از روش‌های نظرسنجی از مخاطبین، انجام نظرسنجی ایمیلی است. در این روش شخص فایل سوالات پرسشنامه را توسط ایمیل، برای جامعه هدف ارسال و افراد پس از دریافت ایمیل، فایل ضمیمه را دانلود و سپس پاسخ می‌دهند. پس از پاسخگویی به سوالات، کاربران لازم است فایل پاسخنامه را به ایمیل طراح ارسال کنند. چنانچه طراح پرسشنامه، فرم خود را توسط سامانه‌های فرم‌ساز حرفه ای (مانند ePoll) طراحی کرده باشد، می‌تواند به جای ارسال فایل، لینک پرسشنامه آنلاین را به ایمیل کاربران ارسال کند.
مزایا
عدم نیاز به ورود اطلاعات به برنامه دیگر و نمایش گزارشات و پاسخنامه‌ها به صورت در لحظه: چنانچه از لینک پرسشنامه استفاده شود، پاسخ‌های کاربران بلافاصله در دیتابیس سرور ثبت و علاوه‌بر نمایش هر پاسخنامه به صورت لحظه‌ای، می‌توان گزارشات فراوانی پاسخ‌های داده شده را نیز در لحظه مشاهده کرد. این در حالی است که برای پاسخنامه‌هایی که به صورت فایلی ارسال می‌شود، لازم است که یک نفر هر پاسخنامه را پس از دریافت به صورت دستی در برنامه تحلیل آماری وارد نماید که این کار علاوه‌بر زمان‌بر بودن، امکان خطا در ورود اطلاعات را نیز بوجود می‌آورد.
تسریع در ارسال ایمیل: اگر فایل ارسالی دارای حجم زیادی باشد، در بعضی از میل سرورها این ارسال زمان‌بر خواهد بود و در مواقعی فایل‌های ضمیمه در هنگام ارسال یا دریافت، ممکن است با خطاهایی روبرو شوند. در روش ارسال لینک، پرسشنامه آنلاین به صورت لینک در محتوای ایمیل نمایش داده می‌شود.
شرط گذاری و اعتبارسنجی سوالات پرسشنامه: در فرم‌سازهای آنلاین حرفه‌ای (مانند ePoll) قابلیتی وجود دارد که اجازه می‌دهد شرط‌گذاری و اعتبارسنجی بر روی سوالات پرسشنامه انجام شود. این کار باعث کاهش خطاهای احتمالی کاربر هنگام پاسخگویی به سوالات تا حد قابل قبولی شده و اعتبار پاسخنامه را افزایش می‌دهد. اگر چه می‌توان این کار را در هنگام طراحی پرسشنامه های فایلی نیز انجام داد، ولی انجام این کار برای افراد بدون دانش برنامه نویسی غیر ممکن بوده و کاری پر هزینه محسوب می‌شود.
معایب
نیاز به اینترنت هنگام نمایش سوالات و پاسخگویی به آنها: هنگامی که کاربر لینک پرسشنامه را در ایمیل خود دریافت می‌کند، لازم است تا بر روی لینک کلیک کرده تا سوالات بارگذاری شوند و در انتهای پاسخ‌دهی، لازم است که کلید ارسال را فشار دهد. در کلیه این مراحل لازم است که کاربر پاسخ‌دهنده دسترسی به اینترنت داشته باشد. در صورتی که در روش ارسال فایلی، کاربر هنگام پاسخ دادن به سوالات و ذخیره کردن فایل پاسخنامه، نیازی به دسترسی به اینترنت ندارد.
بدیهی است، برای استفاده از هرکدام از روش‌های فوق جهت نظرسنجی ایمیلی، می‌بایست پست الکترونیکی جامعه هدف در دسترس باشد.
چالش‌ها در هنگام استفاده از نظرسنجی ایمیلی
چنانچه بخواهید از روش‌های معمول ارسال پست الکترونیکی استفاده کنید، کافی است تا لینک پرسشنامه را توسط سیستم‌های ارسال پست الکترونیکی مانند Gmail, Yahoo, … برای افراد مورد نظر ارسال کنید. این کار شامل چالش‌های زیر است:
1به علت اینکه لینک‌های ارسالی برای افراد مشابه هستند، بنابراین افراد پاسخ‌دهنده از طریق لینک قابل شناسایی نیست
2معمولا میل سرورها اجازه ارسال ایمیل به صورت همزمان و به تعداد بالا را نمی‌دهند.
3چنانچه لینک پرسشنامه توسط شخص دریافت‌کننده برای افراد دیگر نیز ارسال شود، افراد دیگر نیز می‌توانند به پرسشنامه آنلاین پاسخ دهند که ممکن است این کار مطلوب طراح پرسشنامه نباشد.
راهکار ePoll در انجام نظرسنجی ایمیلی
شما با استفاده از این سامانه می‌توانید پس از طراحی پرسشنامه، روش ایمیلی را برای ارسال نظرسنجی خود انتخاب نمایید. در این مرحله کافیست لیست ایمیل افرادی را که می‌خواهید پرسشنامه برای آنها ارسال شود وارد کرده و سپس متن دلخواه خود را در بخش مربوطه یادداشت نمایید. پس از آن سامانه به صورت خودکار برای تمامی کاربران، لینک پرسشنامه را جهت پاسخگویی ارسال خواهد کرد.
حل مشکلات چالش‌ها برای انجام نظرسنجی ایمیلی در سامانه ePoll
در این سامانه جهت ارسال ایمیل، از میل سروهای معتبر که اجازه ارسال ایمیل با تعداد بالا و همزمان را می‌دهد، استفاده شده است. این امر باعث می‌شود که کاربران در هنگام ارسال ایمیل نگران اسپم شدن و یا عدم ارسال ایمیل نباشند. لازم به ذکر است که این سامانه قابلیت اتصال به میل سرورهای مختلف را نیز دارد.
لینک پرسشنامه برای هر کاربر، یک لینک یکتا و یک بار مصرفی می‌باشد. به عبارت دیگر، لینک پرسشنامه آنلاین در تمام ایمیل‌های ارسالی با هم متفاوت می‌باشند که باعث بوجود آمدن مزایای زیر می‌شود:
تشخیص افرادی که هنوز به پرسشنامه، پاسخ نداده‌اند
مشخص می‌شود که هر پاسخنامه توسط کدام ایمیل آدرس پاسخ داده است
پاسخ‌های دریافتی حداکثر برابر با تعداد ایمیل آدرس‌های ارسالی می‌باشد
تشخیص ایمیل آدرس‌هایی که به پاسخنامه پاسخ داده‌اند
چنانچه شخص توسط لینک به پرسشنامه پاسخ دهد، لینک منقضی شده و برای شخص دیگری قابل استفاده نیست