چگونه هنگام مصاحبه، صدای پاسخ دهنده را ضبط کنم؟

یکی از چالش‌هایی که در هنگام تکمیل پرسشنامه‌ها وجود دارد، اطمینان مدیران پروژه از صحت پاسخنامه‌های جمع‌آوری شده توسط پرسشگران است. بنابراین لازم است تا قبل از تحلیل داده‌ها، صحت پاسخنامه‌ها با پاسخگویی به سوالات زیر مورد تایید قرار گرفته باشد:

• آیا واقعا مصاحبه‌ای جهت ثبت اطلاعات در پرسشنامه صورت گرفته است؟
• آیا در هنگام مصاحبه، توضیحات لازم مطابق با دستور العمل به مصاحبه شونده داده شده است؟
• آیا واقعا پرسشگر، همان پاسخ‌های مصاحبه شونده را در فرم خود وارد کرده است؟
• آیا در هنگام مصاحبه سوگیری به صورت عمدی یا غیر عمدی صورت نگرفته است؟

ضبط صدای پرسشگران در هنگام مصاحبه این امکان را  فراهم می‌کند تا صحت پاسخنامه‌ها مورد بررسی قرارگیرد.

علاوه بر این در برخی از پرسشنامه‌ها یا آزمون‌های آنلاین نیاز است تا در پاسخ به برخی از سوالات، صدای کاربر پاسخ دهنده ضبط و به همراه پاسخنامه ارسال شود. به همین دلیل قابلیت ضبط صدا در این گونه پرسشنامه‌ها امری ضروری می‌باشد.

قابلیتی در نرم افزار فرم ساز ایپُل وجود دارد که اجازه می‌دهد تا صدای کل مصاحبه به همراه پاسخنامه پاسخ‌دهنده ضبط و ذخیره گردد. این امر سبب می‌شود که ناظرین پروژه یا تحلیلگران بتوانند با مراجعه و گوش دادن به فایل مصاحبه، از صحت اطلاعات ذخیره شده اطمینان حاصل نمایند. همچنین این قابلیت نیز وجود دارد که به جای ضبط صدای کل پرسشنامه، تنها صدای برخی از سوالات در پرسشنامه ضبط شود.

نکته قابل توجهی که در فرآیند ضبط صدا وجود دارد این است که ضبط صدای کاربر پاسخ‌دهنده فقط بعد از تایید کاربر ممکن هست. به این معنی که اگر کاربر پاسخ‌دهنده اجازه ضبط صدا را به ایپُل ندهد، فرآیند ضبط صدا فعال نمی‌شود.

1. ضبط صدا برای یک یا چند سوال پرسشنامه

تنظیمات و فعال‌سازی:

جهت فعال‌سازی ضبط صدا برای یک سوال خاص از پرسشنامه، کافی است که در صفحه طراحی سوال، بر روی آن کلیک کنید. در پنجره مربوط به تنظیمات سوال، گزینه ضبط صدا را فعال نمایید. با انجام این کار، صدای کاربر هنگام پاسخگویی به آن سوال ضبط خواهد شد. برای اطلاعات بیشتر در این خصوص، به صفحه راهنمای طراحی پرسشنامه مراجعه نمایید.

نحوه اجرا:

با توجه به نحوه نمایش سوالات در پرسشنامه، روش ضبط صدا برای سوال مورد نظر به دو صورت زیر ممکن است اتفاق بیفتد:

نمایش تمامی سوالات در یک صفحه و یا نمایش سوالات بر اساس جدا کننده: هنگامی که کاربر بر روی سوال مورد نظر کلیک کند از همان لحظه، زمان ضبط صدا شروع می‌شود. در این زمان علامت میکروفن به صورت چشمک‌زن نمایش داده می‌شود. پس از کلیک کردن سوال بعدی، علامت میکروفن حذف و در نتیجه ضبط صدا متوقف خواهد شد.

• نمایش هر سوال در یک صفحه: هنگامی که کاربر به سوال مورد نظر می‌رسد، به صورت اتوماتیک ضبط صدا به همراه نمایش میکروفن به صورت چشمک‌زن شروع می‌شود. پس از انتقال به سوال بعدی، ضبط صدا برای این سوال متوقف خواهد شد.

• نکته: چنانچه کاربر به هر دلیلی مجددا به همان سوال جهت پاسخگویی بازگردد، صدای وی در ادامه فایل قبلی ضبط خواهد شد.

فایل صدای ضبط شده:

برای مشاهده فایل ضبط شده، در بخش نتایج، به صفحه پاسخنامه‌ها بروید. برای هر پاسخنامه، فایل صوتی ضبط شده مربوط به سوال مورد نظر، در بالای آن نمایش داده می‌شود. صدای این فایل در همان لحظه قابل شنیدن و دانلود است. همچنین در فایل خروجی اکسل، لینک مربوط به صدای ضبط شده سوال، در کنار آن نمایش داده می‌شود.

2. ضبط صدای کل پرسشنامه

تنظیمات و فعال‌سازی:

برای فعال نمودن ضبط صدای کل پرسشنامه، کافی است در بخش طراحی به صفحه تنظیمات پرسشنامه مورد نظر خود بروید. سپس قابلیت ضبط صدای پاسخ‌دهنده را فعال نمایید. برای اطلاعات بیشتر در این خصوص، به صفحه تنظیمات طراحی پرسشنامه مراجعه نمایید.

نحوه اجرا:

در هنگام بارگذاری پرسشنامه، از کاربر سوال می‌شود که آیا اجازه می‌دهید صدای شما در هنگام پرکردن کل پرسشنامه ضبط شود؟ در صورت انتخاب گزینه “بلی”، علامت میکروفن در بالای صفحه نمایش داده می‌شود. با انجام این کار، صدای کاربر پاسخ‌دهنده از ابتدای بارگذاری پرسشنامه تا زمانی که کلید ارسال را در انتهای پرسشنامه فشار دهد، ضبط خواهد شد.

در صورت عدم تایید کاربر و انتخاب گزینه “خیر”، امکان پاسخگویی به پرسشنامه وجود خواهد داشت اما صدا ضبط نمی‌شود.

فایل صدای ضبط شده:

برای مشاهده فایل ضبط شده، در بخش نتایج، به صفحه پاسخنامه‌ها بروید. برای هر پاسخنامه، فایل صوتی ضبط شده در پایین صفحه قابل شنیدن و دانلود است. همچنین در فایل خروجی اکسل، لینک مربوط به صدای ضبط شده هر پاسخنامه، در ردیف مربوط به آن نمایش داده می‌شود.

هنگامی که صدای پاسخ‌دهنده برای یک سوال یا کل پرسشنامه ضبط می‌شود، لازم است تا فایل صدای ضبط شده به همراه پاسخنامه به سرور ارسال گردد. با توجه به اینکه معمولا حجم صدای ضبط شده نسبت به اطلاعات پاسخنامه بیشتر است، بدیهی است که ارسال فایل صدا نیاز به پهنای باند بیشتری داشته باشد.

نحوه ارسال این فایل برای پاسخگویی کاربرانی که پرسشنامه خود را به صورت آنلاین پر می‌کنند و کاربرانی که با اپلیکیشن آفلاین پر می‌کنند، متفاوت است:

• آنلاین: پس از اتمام پاسخگویی به پرسشنامه، ابتدا فایل‌های صدا به سرور ارسال ‌شده و سپس پاسخنامه به سرور ارسال می‌گردد. چنانچه اینترنت و پهنای باند مناسب نباشد، ممکن است که امکان ارسال فایل‌های صدا مقدور نباشد. برنامه ایپل سه مرتبه جهت ارسال فایل‌ها تلاش می‌کند؛ در صورتی که موفق به انجام این کار نشد، پیغامی جهت تصمیم‌گیری به کاربر می‌دهد. کاربر می‌تواند مجددا جهت ارسال فایل تلاش نماید یا اینکه از ارسال فایل‌های صدا به سرور صرف نظر کرده و فقط پاسخنامه را به سرور ارسال نماید.
• آفلاین: پس از اتمام پاسخگویی، پاسخنامه و صداهای ضبط شده بر روی تبلت و یا موبایل ذخیره می‌شوند. هنگام ارسال اطلاعات به سرور، ابتدا پاسخنامه و سپس فایل‌های صدا ارسال خواهند شد. در این روش، اطلاعات پاسخنامه‌ها با توجه به حجم کم آن به سرعت به سرور منتقل می‌شوند و فایل‌های صدا در زمانی که پهنای باند کافی وجود داشت، به سرور ارسال خواهد شد.

برای اطلاعات بیشتر در این زمینه، به صفحه راهنمای انتشار بر روی نرم افزار آفلاین تبلت مراجعه نمایید.

• نکته: در پرسشگری آفلاین لازم نیست که کاربر منتظر ارسال پاسخنامه و یا صدای ضبط شده به سرور باشد و مانعی جهت انجام پرسشگری‌های دیگر وجود ندارد. در زمان مقتضی و پهنای باند مناسب، اطلاعات به سرور ارسال خواهد شد.

• چنانچه بخواهید کاربر بدون ضبط صدا نتواند به پرسشنامه پاسخ دهد، گزینه اجباری کردن ضبط صدا را فعال کنید. در این حالت چنانچه کاربر اجازه ضبط صدا ندهد، امکان پاسخگویی به پرسشنامه وجود نخواهد داشت. در این صورت لازم است تا صفحه را refresh نماید و در پاسخ به گزینه ضبط صدا، گزینه “بلی” را انتخاب کند.