در بسیاری از موارد پیش می‌آید که بخواهید اطلاعات موجود در یک فایل اکسل را در یک پرسشنامه فراخوانی کرده و از آن استفاده کنید. به عبارتی دیگر، فایل اکسلی را به یک پرسشنامه متصل کرده و بعد از اینکه کاربر به سوال مشخصی پاسخ داد، پاسخ بقیه سوالات بر اساس داده آن سوال به صورت خودکار و با استفاده از فایل اکسل تکمیل شود.
چگونه یک فایل داده را به سوالات پرسشنامه متصل کنم؟
مقدمه
در نظر بگیرید بانک اطلاعاتی مربوط به چندین فروشگاه را قبلا جمع آوری کرده‌اید. این اطلاعات می‌تواند شامل نام فروشگاه، آدرس، تلفن و غیره باشد. حال پرسشنامه‌ای دارید که برای تکمیل آن لازم است تا پرسشگر به فروشگاه‌ها مراجعه کرده و در خصوص محصولات آن فروشگاه‌ها اطلاعات جمع آوری نماید.
بدیهی است که برای سرعت عمل در جمع آوری اطلاعات، ترجیح می‌دهید که لازم نباشد تا پرسشگر پس از مراجعه به فروشگاه، اطلاعات مربوط به آن مکان را مجددا در پرسشنامه پر کند. بهتر آن است که پرسشگر، کد مربوط به فروشگاه را وارد نماید و به صورت خودکار، اطلاعات مربوط به نام فروشگاه، آدرس، تلفن و… در پرسشنامه بارگذاری شود.
راه‌حل ایپُل
در سامانه ایپل قابلیتی وجود دارد که اجازه می‌دهد یک فایل اکسل را به فیلدهای پرسشنامه متصل کنید. به عنوان نمونه چنانچه فایل اکسلی از لیست فروشگاه‌ها وجود داشته باشد که در ستون اول آن کد فروشگاه و در ستون های بعدی، نام فروشگاه، آدرس، تلفن و…. درج شده باشد، کافی است که در پرسشنامه خود معادل عنوان هر ستون، یک سوال در پرسشنامه خود ایجاد کنید. اولین ستون به عنوان فیلد اصلی می‌باشد و بقیه فیلدها اطلاعات تکمیلی مربوط به فیلد اصلی می‌باشند.
حال کاربر هنگام پاسخگویی به پرسشنامه، چنانچه کد فروشگاه را وارد نماید، سوالات نام فروشگاه، آدرس، تلفن و … مطابق با کد متناظر فروشگاه از فایل اکسل خوانده شده و در پرسشنامه به صورت خودکار پر می‌شود. با این روش، روند جمع آوری اطلاعات توسط پرسشگر تسریع شده و امکان خطا نیز کاهش می‌باید. قابل ذکر است که چنانچه پرسشگر متوجه خطا یا نیاز به تغییر در اطلاعات بارگذاری شده باشد، به راحتی می‌تواند آن را اصلاح کند.
مراحل استفاده از اطلاعات یک فایل داده در پرسشنامه
برای آنکه بتوانید یک فایل داده را به یک پرسشنامه متصل نمایید لازم است تا مراحل زیر را انجام دهید:
- آماده سازی فایل اطلاعات در قالب فایل اکسل
- بارگذاری فایل اکسل در سامانه ایپل
- اتصال فایل اکسل به پرسشنامه
- اتصال فیلدهای پرسشنامه به ستون های متناظر فایل اکسل
1. آماده سازی فایل اطلاعات در قالب فایل اکسل
در ابتدا لازم است تا فایلی را که می‌خواهید به پرسشنامه خود متصل کنید، آماده نمایید. این فایل شامل اطلاعاتی می‌شود که لازم است تا به صورت خودکار در فیلدهای پرسشنامه بارگذاری شود.
برای آشنایی بیشتر با نحوه آماده سازی و فرمت فایل اکسل به آموزش آماده سازی فایل داده اکسل مراجعه نمایید
2. بارگذاری فایل اکسل اطلاعات در سامانه
پس از اینکه فایل اکسل داده‌ها آماده شد، لازم است آن را در سامانه در “صفحه فایل‌های داده”، آپلود کنید. با انجام این کار، شما می‌توانید از این فایل اکسل در هر پرسشنامه‌ای که بخواهید استفاده کنید.
برای اطلاعات بیشتر با نحوه بارگذاری فایل اکسل به صفحه طراحی پرسشنامه مراجعه نمایید.
3. اتصال فایل اکسل به یک پرسشنامه
اکنون برای اینکه در یک پرسشنامه مشخص بتوانید از اطلاعات فایل اکسل استفاده کنید، لازم است تا آن را به پرسشنامه مدنظر متصل کنید. برای انجام این کار در بخش طراحی پرسشنامه، به صفحه تنظیمات بروید. سپس قابلیت ” اتصال فایل داده” را فعال کرده و از لیست فایل‌های موجود، نام فایل مورد نظر را انتخاب کنید و در انتها کلید ذخیره را فشار دهید.
4. اتصال فیلدهای پرسشنامه به ستون های متناظر فایل اکسل
در این مرحله لازم است که مشخص کنید هر کدام از سوالات پرسشنامه به کدام ستون از فایل اکسل متصل است.
برای انجام این کار لازم است که شناسه سوالات پرسشنامه را متناسب با ستون های فایل اکسل به ترتیب col-1 تا col-20 بنامید. در صفحه طراحی پرسشنامه، شناسه سوال متناظر با ستون اول را col-1، شناسه سوال متناظر با ستون دوم را col-2 و… قرار دهید. با انجام این کار، مشخص خواهد شد که هر سوال به کدام ستون اکسل متصل می شود.
برای اطلاعات بیشتر در این خصوص به صفحه طراحی پرسشنامه مراجعه نمایید
قابل ذکر است که کاربر هنگام پاسخ دادن به پرسشنامه، کافی است که سوال با شناسه col-1 را پاسخ دهد. متن وارد شده کاربر در ستون اول فایل اکسل جستجو می شود. اطلاعات هر ردیفی که معادل متن وارد شده کاربر باشد، از فایل اکسل فراخوانی شده و در دیگر فیلدهای متناظر پرسشنامه نمایش داده می شود.
آیا می‌توان بیش از یک فایل به یک پرسشنامه متصل نمود؟
خیر. حداکثر فقط یک فایل می‌تواند به پرسشنامه متصل شود.
پاسخ سوالاتی را که می‌خواهم از فایل اکسل فراخوانی کنم، به صورت متن نیست و لازم است در سوالات پرسشنامه گزینه‌ای انتخاب شود. آیا این قابلیت در سامانه ایپُل امکان پذیر است؟
بلی. شما می‌توانید علاوه بر پاسخ سوالات متنی، پاسخ سوالات نام و نام خانوادگی، تک انتخابی و چند انتخابی را از فایل اکسل فراخوانی کنید. برای توضیحات بیشتر به آموزش آماده سازی فایل اکسل داده‌ها مراجعه نمایید.
مشخص است که اطلاعات در ستون اصلی اکسل، نباید تکراری باشد. در صورت تکراری بودن چه اتفاقی می‌افتد؟
چنانچه دو ردیف در فایل اکسل وجود داشته باشد، که اطلاعات در ستون اصلی آنها مشابه باشد، اطلاعات تکمیلی اولین ردیف در پرسشنامه فراخوانی خواهد شد.
چنانچه پاسخ به سوالی که به ستون اصلی فایل اکسل متصل است در فایل اکسل وجود نداشته باشد، چه اتفاقی می‌افتد؟
کاربر با پیغام خطا روبرو خواهد شد. بدین معنی که کاربر نمی‌تواند پاسخ آن سوال را در پرسشنامه وارد کند، مگر آنکه آن پاسخ حتما در یکی از ردیف‌های ستون اصلی فایل اکسل وجود داشته باشد.