برگزاری همایش‌ها غالبا با هزینه زیاد همراه است و مستلزم تدارکات و هماهنگی های بسیار می‌باشد. استفاده از نمونه فرم نظرسنجی کیفیت همایش پس از برگزاری آن، می‌تواند بازخورد مناسبی از نظرات شرکت‌کنندگان را در اختیار برگزارکنندگان قرار دهد و به آنها در بهبود کیفیت همایش‌های آتی کمک نماید.
برای برگزاری همایش یا برگزاری هر نوع رویدادی، اگر قصد بهبود فرایند برگزاری یا ارائه آنچه را که شرکت کنندگان می‌خواهند را دارید، جمع‌آوری بازخورد شرکت کنندگان ضروری است. جمع‌آوری بازخورد در قالب نظرسنجی‌هایی پس از رویداد بهترین راه برای بهبود تجربه شرکت کنندگان در آینده است.
در این راهنما، به سؤالات نظرسنجی پس از رویداد و سوالاتی که باید پرسید، نگاهی دقیق‌تر می‌اندازیم.
نظرسنجی برگزاری همایش یا برگزاری رویداد، یک راه عالی برای جمع آوری بازخورد ارزشمند از شرکت کنندگان است، که می‌تواند به بررسی و اندازه گیری عملکرد شما در این رویداد کمک کند و به شما در ارتقا و توسعه رویدادهای آینده کمک می‌کند.
نظرسنجی برگزاری رویداد ابزاری برای گرفتن بازخورد ارزشمند از شرکت کنندگان است، بنابراین می‌توانید بینش‌هایی در مورد احساسات مثبت یا منفی رویداد بدست آورید. ازجمله:
اکثر مردم دوست دارند که نظراتشان شنیده شده و مورد توجه قرار بگیرند، به خصوص زمانی که از آنها درباره یک تجربه، سوال می‌شود. با پرسیدن نظرات شرکت‌کنندگان، به آنها پیامی ارسال می‌کنید که به تجربه آنها اهمیت می‌دهید و از بازخورد آنها برای اطلاع رسانی رویدادهای آینده استفاده خواهید کرد.
برای سنجش عملکرد سخنران و بررسی این موضوع که آیا اهداف مورد نظر محقق شده است یا خیر، پاسخ‌های شرکت‌کنندگان جمع آوری خواهد شد. الگوی نظرسنجی بازخورد رویدادها را بررسی کنید تا به شما کمک کند سوالاتی را پیدا کنید که ممکن است ارائه‌ها و عملکردهای رویداد بعدی شما را بهبود بخشد.
نظرسنجی برگزاری همایش برای ارائه بازخورد سازنده در مورد انواع رویدادهایی که در حال اجرا آنها هستید یا نوع محتوایی که در همایش‌ها و رویدادهای خود استفاده می‌کنید، بسیار عالی است. با استفاده از نظرسنجی پس از برگزاری رویداد، می‌توانید قدرت رویدادهای آینده را قضاوت کنید یا حداقل دریابید که آیا یک نوع رویداد خاص ارزش تکرار دارد یا خیر.
می‌توانید در برگزاری رویدادهای خود از انواع نظرسنجی‌های مختلف استفاده کنید. به طور مثال، یک نظرسنجی net promoter score)) می‌تواند به شما کمک کند رشد آینده همایش خود را با پرسیدن از شرکت‌کنندگان که آیا آن را به شخصی دیگر توصیه می‌کنند یا خیر، بسنجید. این به شما نشان می‌دهد که آیا رویداد بعدی شما می‌تواند مشارکت بیشتری از بازاریابی دهان به دهان داشته باشد یا خیر.
بازخورد نظرسنجی سازنده به شما کمک می کند تا تعیین کنید که چگونه رویدادهای آینده را برای بهترین تجربه شرکت کنندگان برنامه ریزی کنید. همچنین می‌تواند به شما کمک کند روش‌های بازاریابی خود را اصلاح کنید. بازخورد به شما کمک می‌کند تا سادگی فرآیند ثبت نام، کیفیت غذا، رفتار دوستانه کارکنان در رویداد و حتی هزینه‌های تولید را بهبود بخشید.
با ارزیابی دقیق همایش، سازمان می‌تواند اهداف آینده خود را بهتر تعریف کرده و برای رسیدن به آنها برنامه‌ریزی کند.
بازخورد مثبت از شرکت‌کنندگان در برگزاری همایش به سازمان کمک می‌کند تا حامیان مالی و علاقه‌مندان بیشتری را برای همایش‌های آینده جذب کند.
سازمان‌ها می‌توانند استراتژی‌های بازاریابی موثری را برای برگزاری همایش‌های آینده بر اساس بازخورد دریافت‌شده توسط حامیان مالی، شرکت کنندگان و سایر اعضای تیم توسعه دهند.
نظرسنجی برگزاری همایش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با تجزیه و تحلیل بازخورد ارزشمند آنها و تعامل برای بهبود برگزاری همایش بعدی، یک رابطه تجاری با شرکت کنندگان در کنفرانس ایجاد کنند.
سوالات نظرسنجی برگزاری رویداد باید از چندین نوع سؤال مختلف تشکیل می‌شود که ترکیبی از پاسخ‌های کیفی و کمی را ارائه دهد.
در اینجا فقط تعدادی از نمونه سوالاتی است که می‌توانید هنگام ایجاد نظرسنجی برای رویداد خود استفاده کنید، بیان شده است:
سوالات مقیاس رتبه‌بندی زمانی موثر هستند که می‌خواهید شرکت‌کنندگان احساسات کلی خود درباره همایش یا رویداد را ارائه دهند. این موارد، سوالات بسته‌ای هستند که به سادگی از پاسخ دهندگان می‌خواهند تا یک عدد را در مقیاس رتبه بندی انتخاب کنند، به عنوان مثال:
تجربه‌ای که در این همایش داشتید را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
۱- عالی
۲-خوب
۳-خنثی
۴-ضعیف
۵- وحشتناک
یک سوال چند گزینه‌ای می‌تواند مفید باشد زیرا پاسخ دهنده فقط باید از میان گزینه‌ای که شما ارائه کرده‌ا‌ید انتخاب کند. به عنوان مثال:
وقتی می‌خواهید افکار یا نظرات شرکت‌کنندگان را از زبان خودشان بررسی کنید و پاسخ‌های فردی بیشتری جمع‌آوری کنید، سؤالات باز به خوبی کار می‌کنند. این سوالات می‌توانند هر گونه اطلاعات آماری مرتبط را ارائه دهند، اما ماهیت پاسخ‌ها همچنان می‌تواند بازخورد ارزشمندی ارائه دهد. مثلا:
پرسش‌های مقیاس لیکرت سوال‌های بسته‌ای هستند که از پاسخ‌دهندگان می‌خواهند رضایت کلی خود را از یک مقیاس به مقیاس دیگر رتبه‌بندی کنند. آنها می‌توانند در ارائه داده‌های آماری، بسیار موثر و مفید باشند. برای مثال:
۱-کاملا موافقم
۲-موافقم
۳-نه موافق و نه مخالف
۴-مخالف
۵-به شدت مخالفم
معمولا افراد حرفه‌ای در همایش‌ها دانش خود را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، استانداردهای صنعت را بررسی می‌کنند و روابط خود را گسترش می‌دهند. با پرسیدن این سوالات از شرکت کنندگان پس از هر برگزاری همایش، اطمینان حاصل کنید که از رضایت شرکت کنندگان فراتر رفته‌اید.
از شرکت کنندگان بخواهید که تاریخ، مکان، موضوع، جلسات، سخنرانان و پذیرایی همایش را رتبه‌بندی کنند. قبل از پرداختن به جزئیات، موفقیت کلی رویداد را با این سوال ارزیابی کنید.
یک همایش بدون اهداف مشخص می‌تواند باعث شود شرکت‌کنندگان احساس ناامیدی و اتلاف وقت کنند. از شرکت کنندگان بخواهید ارزیابی کنند که آیا همایش به طور مثال به اهداف مشخصی مانند، تعیین استانداردهای حرفه‌ای خاص رسیده است یا خیر.
حتی بهترین سخنرانان نیز در رویدادهایی ساختار ضعیف نمی‌توانند عملکرد ایده‌آلی ارائه دهند. سعی کنید دریابید که شرکت کنندگان شما تا چه حد همایش را ساختارمند و زمان‌بندی شده می‌دانند.
هیچ چیز به اندازه یک سخنرانی طولانی و بدون وقفه، هیجان همایش را از بین نمی‌برد. همایش‌ها بر اساس حفظ تعادل بین آموزش و گفتگو رشد می‌کنند.
نظرسنجی‌ها را پس از برگزاری همایش ارسال کنید تا علاوه بر ارزیابی آخرین رویداد، اطلاعات رویداد بعدی خود را جمع‌آوری کنید. از آنها برای ایده‌های موضوعات یا ارائه آزمایشی موضوعات احتمالی همایش‌های آینده استفاده کنید.
نمونه فرم نظرسنجی کیفیت همایش، مجموعه‌ای از سوالات است که برای به دست آوردن اطلاعات در مورد اثربخشی یک رویداد انجام می‌شود. بازخورد دریافت شده توسط این نظرسنجی‌ها در ایجاد تغییرات قابل توجه در ساختار رویداد و در نهایت افزایش میزان رضایت در بین شرکت کنندگان بسیار تأثیرگذار است. این نظرسنجی‌ها معمولا مواردی چون رضایت از نحوه برگزاری، میزان مرتبط بودن مطالب، توانایی سخنران و غیره را پوشش می‌دهند. تنها داده‌های به دست آمده از این نظرسنجی‌های ساده می‌تواند به شما در افزایش کیفیت همایش و رویدادها، افزایش اثربخشی آنها و کیفیت تجربه شرکت‌کنندگان، و صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها کمک کند.
