توانمندسازی کارکنان به معنی حمایت از کارکنان، اعتماد به توانایی‌های آنها و دادن قدرت و اختیارات لازم به آنها می‌باشد. توانمندسازی کارکنان با استفاده از مجموعه‌ای از ابزارها، روش‌ها و برنامه‌ها انجام می‌شود و به افراد کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی بیشتری داشته و توانایی‌ها، شایستگی‌ها و قابلیت‌های آنها در راستای اهداف شرکت افزایش یابد. پرسشنامه توانمندسازی کارکنان راسل، به بررسی این مولفه در دو بعد روانشناختی و ساختاری می‌پردازد.
هدف از پرسشنامه توانمند سازی کارکنان توسعه یک مقیاس قابل اعتماد و معتبر برای تشخیص و اندازه‌گیری سه عامل محیطی، چارچوب ساختاری پویا، کنترل تصمیم‌گیری‌های محل کار و سهولت و روان بودن در اشتراک‌گذاری اطلاعات است که از نظر مفهومی با ادراک کارکنان از توانمند سازی مرتبط است و بر آن تاثیر می‌گذارد.
پرسشنامه توانمند سازی کارکنان ابزار ارزشمندی است که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا سطوح توانمندی کارکنان خود را اندازه‌گیری کنند و هر گونه شکاف یا فرصت برای رشد را شناسایی کنند. یک پرسشنامه توانمند سازی کارکنان موثر باید جنبه‌های مختلف توانمند سازی، مانند تصمیم‌گیری و توانمندی کارکنان، فرصت‌های یادگیری و توسعه، شناخت و پاداش، ارتباطات و بازخورد، و تعادل بین کار و زندگی را پوشش دهد. این پرسشنامه می‌تواند برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد رضایت کارکنان از سطح استقلال و اقتدار آنها در شغل خود، حمایتی که برای یادگیری و توسعه شغلی دریافت می‌کنند و شناسایی و پاداش‌هایی که برای عملکرد خود دریافت می‌کنند، تنظیم شود.
پرسشنامه توانمند سازی کارکنان راسل که در سال ۲۰۰۳ توسط راسل و همکارانش طراحی شد شامل ۲۰ سوال است و بر اساس دو مولفه ساختاری و روانشناختی طراحی شده است. در این پرسشنامه از مقیاس لیکرت ۵ مرحله‌ای از (کاملا مخالفم تا کاملا موافقم) استفاده شده است.
توانمندسازی کارکنان یعنی ایجاد فضایی که در آن کارمندان با اعتماد به نفس و مسئولیت‌پذیری بتوانند تصمیم بگیرند و مشکلات را حل کنند. این امر تنها در صورتی امکان‌پذیر است که سازمان به توانایی کارمندانش اعتماد کامل داشته باشد و باور کند که آنها می‌توانند به تنهایی و بدون هیچ خطایی تصمیم درستی بگیرند. سازمان‌ها با فراهم کردن منابع لازم برای عمل به چنین تصمیماتی از کارکنان حمایت می‌کنند. این کارکنان بدون کنترل یا دخالت فوری سرپرستان خود یا مدیریت کار می‌کنند. هنگامی که یک سازمان کارکنان خود را توانمند می‌کند، کارکنان به احتمال زیاد مسئولیت‌های اقدامات و تصمیمات خود را به عهده می‌گیرند، مسئولیت‌پذیرتر میشوند و برای رسیدن به اهداف خود سخت‌تر تلاش می‌کنند.
در محیط‌های کاری مثبت، توانمندی کارکنان رو به افزایش خواهد بود و کارکنان می‌آموزند که کار خود را با موفقیت انجام دهند. بر اساس اصل پیشرفت، افراد زمانی در محل کار شادتر هستند که احساس کنند در حال پیشرفت مداوم به سمت اهداف معناداری هستند. بنابراین مدیران می‌توانند با کمک به افراد برای دستیابی به اهدافشان، میزان احساسات مثبت تجربه شده در کار را افزایش دهند. عناصر ضروری برای توانمند سازی افراد عبارتند از:
اولین قدم در توانمند سازی کارکنان، شفاف‌سازی اهداف و انتظارات است. افراد تنها زمانی می‌توانند در کار پیشرفت کنند که تصور روشنی از نتایجی داشته باشند. با توانمند سازی کارکنان، نقش یک مدیر از نظارت دقیق بر کارهایی که افراد انجام می‌دهند به نظارت بر مسئولیت‌پذیری آنها برای پذیرش نتایج تصمیمات و اقداماتشان تغییر می‌کند. این بدان معناست که مدیران باید به وضوح نتایج مورد انتظار را تعریف کنند و به طور مداوم با کارمندان ارتباط برقرار کنند تا کارکنان مسئولیت‌های خود را به درستی درک کنند.
گام دوم در توانمند سازی کارکنان، حمایت از آنها با فراهم کردن منابع مورد نیاز برای موفقیت و رفع موانعی است که ممکن است مانع پیشرفت آنها شوند. مدیران با تامین نیازهای کارکنان، آنها را توانمند می‌سازند. این امر نه تنها مستلزم فراهم کردن زمان، منابع و تشویق لازم برای دستیابی به اهداف است، بلکه نیازمند تلاش فعالانه برای از بین بردن موانع موفقیت نیز هست.
توانمندسازی افراد به معنای فراهم کردن استقلال لازم برای انجام کارهایشان است. وقتی کارمندان بدانند که چه انتظاراتی از آنها می‌رود و از حمایت کافی برخوردار هستند، بهترین اقدام مدیر این است که اجازه دهد خودشان تصمیم‌گیری کنند. اعتماد به کارمندان برای انجام وظایفشان به شیوه‌ای که انتخاب می‌کنند، برای ایجاد محیط‌های کاری مثبت بسیار مهم است.
کارمندی که تازه وارد نقش تصمیم گیری می‌شود ممکن است در ابتدا به راهنمایی نیاز داشته باشد. اگرچه مداخله و مدیریت خرد ممکن است بر اعتماد به نفس و عزت نفس یک کارمند تاثیر منفی بگذارد، شما می‌توانید آنها را تحت نظر داشته باشید و به عنوان یک مدیر بازخورد سازنده ارائه دهید. نظارت محدود و بازخورد سازنده می‌تواند به کارکنان کمک کند تا در نقش‌های جدید خود پیشرفت کنند. به همین ترتیب، می‌توانید از یک کارمند درباره نحوه مدیریت کارش یا فرایند موجود بازخورد دریافت کنید.
بالا بودن میزان توانمندی کارکنان می‌تواند به اعضای تیم و سایر همکاران انگیزه دهد تا عملکرد بهتری داشته باشند. شما می‌توانید کار کارمندانی را که به طور مستقل وظایفی را که برای خود تعیین کرده‌اند و انجام می‌دهند، تشخیص دهید. ترفیعات، پاداش‌ها یا تقدیرنامه‌ها روش‌هایی هستند که شرکت می‌تواند به تلاش و انگیزه کارکنان پاداش دهد.
به عنوان یک مدیر، ممکن است سبکی خاصی در کار داشته باشید که در گذشته موفق بوده است. یک کارمند توانمند می‌تواند دیدگاهی تازه، خلاقانه و متفاوت برای حل مسائل موجود به ارمغان بیاورد. سازمان‌هایی که قصد دارند در راستای توانمند سازی، توانمندی کارکنان را توسعه دهند، چنین ایده‌هایی را تشویق می‌کنند. می‌توانید از یک کارمند بخواهید توضیح دهد که چگونه می‌تواند ایده‌های خود را به اقداماتی برای دستیابی به اهداف پروژه یا سازمانی تبدیل کند.
توانمند سازی کارکنان به هر یک از اعضای تیم کمک می‌کند تا به پتانسیل کامل خود در محل کار دست یابد که این موضوع به نوبه خود به پیشرفت تیم (شرکت) شما کمک می‌کند. در اینجا نحوه تقویت توانمندی کارکنان آورده شده است:
توانمند سازی کارکنان بر اعتماد، ابزار و اطلاعاتی که کارکنان برای تصمیم‌گیری به آنها نیاز دارند، متمرکز است. با حمایت و منابع مناسب، تیم شما می‌تواند بدون اینکه احساس کند به حال خود رها شده‌اند، در راستای اتخاذ تصمیمات بهتر مشغول کار شوند. با گذشت زمان، این روند به کارمندان کمک می‌کند تا تجربه و اعتماد به نفس پیدا کنند. آنها در شغل خود بهتر میشوند و شما می‌توانید در پروژه‌های دشوارتر به آنها اعتماد کنید.
احتمال اینکه کارمندان توانمند در محل کار مشارکت کنند بسیار بیشتر است. مطالعات نشان می‌دهد که کارکنان توانمند در جایگاه مشارکت ۷۹ درصدی قرار دارند، در حالی که کارکنان فاقد قدرت، ۲۴ درصد مشارکت را به خود اختصاص داده‌اند. این اعداد در سطح شهودی نیز معنا دارند. زمانی که قدرت و کنترل بر کار خود ندارید، سخت است که احساس مشارکت کنید. با توانمند سازی کارکنان، کنترل و استقلال بیشتری برای مشارکت به آنها می‌دهید تا تاثیر واقعی داشته باشند.
فرهنگ سازمان شما بازتابی از ارزش‌های شما است. با ارزش‌گذاری زیاد برای توانمند سازی کارکنان، کارمندان را تشویق می‌کنید تا مسئولیت‌پذیر باشند و کاری را خلق کنند که به آن افتخار کنند. این نوع فرهنگ بسیار قوی‌تر از فرهنگی است که در آن توانمندی کارکنان پایین بوده و کارمندان احساس ناتوانی در ایجاد هرگونه تغییر می‌کنند. بعلاوه، فرهنگ مثبت شرکت به جلب رضایت و رفاه کارکنان کمک می‌کند، این به معنای حفظ کارکنان بیشتر، جابجایی کارمندان کمتر و عملکرد شغلی بهتر است
توانمند سازی کارمندان ابزارها و منابعی را که برای انجام بهترین شکل از کارشان نیاز دارند به آنها ارائه می‌دهد. این امر به آنها اجازه می‌دهد تا مالکیت کامل پروژه‌ها و مسئولیت‌ها را بر عهده بگیرند، بنابراین موانع کمتری پیش رو دارند و بیشتر برای تولید نتایج با کیفیت بالا سرمایه گذاری می‌کنند.
کارمندان توانمند دارای پتانسیل، زمینه و شفافیتی هستند که برای گرفتن سریع تصمیمات مناسب به آن نیاز است. آنها می‌دانند کدام تصمیم‌ها را می‌توانند شخصا بگیرند و کدام باید توسط مدیریت گرفته شود، بنابراین می‌توانند هنگام دریافت پروژه، سریع و موثر عمل کنند. وقتی این روند شکل می‌گیرد، کارکنان مجبور نیستند منتظر تصمیم‌گیری مقامات بالاتری باشند که با مشکلات موجود به درستی آشنا نیستند. در عوض، قدرت تصمیم‌گیری در اختیار کارکنانی است که دیدگاهی دقیق و آماده اجرا نسبت به موضوع دارند.
یک محیط کاری قدرتمند برای داوطلبان جستجوگر شغل، جذاب است. این به این دلیل است که بهترین نامزدها از فرصتی برای تصاحب مالکیت و تاثیر مستقیم بر نتایج شرکت هیجان زده میشوند. افراد با استعداد می‌خواهند تمام توانایی‌های خود را روی میز بگذارند و فرهنگ توانمند سازی کارکنان به آنها اجازه می‌دهد این کار را انجام دهند. این بدان معناست که کارمندان با استعداد شما رضایت شغلی بالاتری خواهند داشت و مدت طولانی‌تری در شرکت و موقعیت کاری خود خواهند ماند. همه این‌ها به لطف توانمند سازی کارکنان است.
