فراخوانی داده از فایل
فراخوانی داده از فایل چیست؟
چنانچه مقادیر بعضی از فیلدهای یک پرسشنامه را در یک فایل جداگانه دارید، می‌توانید با اتصال فایل به پرسشنامه، داده‌ها را از فایل فراخوانی کنید. با انجام این کار، هنگامی که کاربر پاسخ دهنده فیلد اصلی را در پاسخنامه وارد کند، به صورت خودکار فیلدهای مرتبط با آن از فایل فراخوانی شده و در پرسشنامه پر خواهد شد.
به عنوان نمونه، هنگام مراجعه به یک فروشگاه لازم است تا علاوه بر اطلاعات ثابت فروشگاه مانند کد فروشگاه، نام، تلفن، آدرس، نام و نام خانوادگی مدیر، سوالات دیگری در خصوص محصولات ارائه شده در فروشگاه پرسیده شود. حال در نظر بگیریم که اطلاعات مربوط به این فروشگاه از قبل در یک فایل موجود است که در هر ردیف فایل، اطلاعات مربوط به یک فروشگاه با یک کد منحصر به فرد است. اتصال این فایل به پرسشنامه، باعث خواهد شد که با ورود کد فروشگاه در پرسشنامه توسط کاربر، اطلاعات دیگر فروشگاه به صورت خودکار در فیلدهای پرسشنامه پر شود. سپس کاربر می‌تواند بقیه اطلاعات مربوط به محصولات ارائه شده در فروشگاه را در پرسشنامه وارد نماید.
برای اینکه بتوانید اطلاعات یک فایل را در یک پرسشنامه سامانه ePoll فراخوانی کنید لازم است تا مراحل زیر با انجام دهید:
آماده سازی فایل داده
ساختار فایل داده:
داده‌هایی را که می خواهید در فایل قرار دهید، لازم است مطابق با ساختار و فرمت ذیل باشد که بتواند در پرسشنامه‌های سامانه ePoll مورد استفاده قرار گیرد.
- فرمت فایل به صورت اکسل باشد. بنابراین لازم است پسوند نام فایل .xls یا .xlsx باشد.
- فایل می‌تواند به صورت نامحدود ردیف و حداکثر 20 ستون داشته باشد.
- در هر ردیف اطلاعات مربوط به یک محصول یا یک آیتم درج شود.
- ردیف اول عناوین مربوط به هر ستون است که جنبه نمایشی دارد. این عناوین جهت دسته‌بندی و مشخص بودن محتوای هر ستون است. به عنوان مثال: کد فروشگاه، نام فروشگاه، آدرس فروشگاه
- هنگام فراخوانی داده در پرسشنامه، فقط داده‌های ردیف دوم تا آخرین سطر فایل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- ستون اول، به عنوان ستون اصلی است. محتوای این ستون باید یکتا بوده و به هیچ وجه تکراری نباشد.
- هریک از ستون‌های فایل، به ترتیب col-1 تا col-20 نامیده میشود.
فرمت داده‌ها برای انواع سوالات:
- سوال نام و نام خانوادگی: در مورد این سوال لازم است تا در سلولهای مورد نظر نام و نام خانوادگی افراد با استفاده از (::) از هم جدا شوند. بعنوان مقال چنانچه بخواهید نام فروشنده با عنوان علی احمدی از فایل اکسل فراخوانی شود، لازم است تا در ستون نام فروشنده بصورت علی::احمدی نوشته شود. در اینصورت پس از فراخوانی داده‌ها در سوال نام و نام خانوادگی، علی در قسمت نام و احمدی در قسمت نام خانوادگی قرار می‌گیرد.
- سوال تک انتخابی: برای این نوع سوال لازم است تا در سلول متناظر با آن، شماره گزینه درج شود. بعنوان مثال چنانچه بخواهید با فراخوانی داده‌ها، در یک سوال تک انتخابی با 4 گزینه، گزینه دوم تیک بخورد، در سلول مربوطه باید عدد 2 را وارد نمایید.
- سوال چندانتخابی: برای این نوع سوال لازم است تا در سلول متناظر با آن، شماره گزینه‌ها درج شود و با استفاده از کاما (،) از هم جدا شوند. بعنوان مثال چنانچه بخواهید با فراخوانی داده‌ها، در یک سوال چند انتخابی با 4 گزینه، گزینه‌های دوم و سوم تیک بخورد، لازم است در سلول مربوطه 2،3 وارد نمایید.
بارگذاری فایل در سامانه
پس از این که فایل داده‌ها را آماده کردید، لازم است تا این فایل را در سامانه بارگذاری کنید. جهت انجام این کار به قسمت مدیریت سامانه بروید و سپس بر روی “فایل‌های داده” کلیک کنید.
در قسمت بالای صفحه کلید “اضافه کردن فایل داده” نمایش داده میشود. بر روی آن کلیک کنید تا پنجره‌ای جدید باز شود. مسیر فایل مورد نظر خود را بر روی کامپیوتر پیدا کرده و سپس فایل را انتخاب کنید. پس از چند لحظه این فایل به لیست فایل‌های بارگذاری شما اضافه میشود و قابل دسترس در پرسشنامه‌های شما می‌باشد.
پس از بارگذاری فایل می‌توانید نام و داده‌های مربوط به فایل را ویرایش کنید. برای اطلاعات بیشتر، می‌توانید به بخش مدیریت سامانه صفحه فایل‌های فراخوانی مراجعه نمایید.
مرتبط کردن نام فایل به پرسشنامه
جهت مرتبط کردن نام فایل به پرسشنامه، لازم است در بخش طراحی پرسشنامه، صفحه تنظيمات، گزينه “اتصال فایل داده” را فعال كنيد. به صورت خودكار نام فايل‌هايی كه قبلا در سامانه بارگذاری كرده‌ايد، نمايش داده میشود. لازم است تا شما نام فایلی را كه می‌خواهيد داده‌های آن در پرسشنامه بارگذاری شود، انتخاب كنيد. در انتها کلید ذخیره را فشار دهید. با انجام این کار، فایل مورد نظر به پرسشنامه شما مرتبط میشود.
مرتبط کردن محتوای فایل به سوالات پرسشنامه
برای اینکه بتوانید داده‌های یک فایل را به سوالات پرسشنامه مرتبط نمایید لازم است که مشخص کنید هر ستون با کدام یک از سوالات پرسشنامه مرتبط است. برای انجام این کار شناسه سوال را مطابق با نام ستون در فایل اکسل قرار دهید.
در ePoll نام ستون‌ها در فایل اکسل به ترتیب col-1 تا col-20 نامیده شده است. پس شناسه سوالاتی را که می‌خواهید با فایل اکسل در ارتباط باشد col-1 تا col-20 قرار دهید. (شناسه هر سوال در قسمت تنظیمات هر سوال قابل اضافه کردن است)
به عنوان مثال وقتی در ستون اول کد فروشگاه است، لازم است که در پرسشنامه یک سوال متن تک خط با عنوان کد فروشگاه شما چیست اضافه کنید. سپس شناسه این سوال را col-1 بگذارید. اگر می‌خواهید محتویات ستون دوم را به یک سوالی مرتبط کنید، کافی است که شناسه آن سوال را col-2 بگذارید. به همین ترتیب می‌توانید با نامگذاری شناسه‌ها تا col-20 سوالات را به ستون‌های فایل مرتبط کنید.
پس از انجام مراحل فوق، ارتباط بین فایل و پرسشنامه برقرار شده است.
نحوه استفاده از فراخوانی داده از فایل
هنگامی که کاربر پاسخ دهنده، در پرسشنامه پاسخ سوال با شناسه col-1 را وارد نماید، سامانه به صورت خودکار به فایل مراجعه می‌کند. چنانچه مقدار تایپ شده در ستون اول فایل وجود داشته باشد، محتویات سوالات col-2 تا col-20 در ردیف یافت شده فایل فراخوانی شده و در فیلدهای مرتبط نمایش داده میشود.
اگر چنانچه مقدار وارد شده برای سوال با شناسه col-1 در فایل اکسل پیدا نشد، سامانه به صورت اتوماتیک پیام می‌دهد که کد وارد شده در فایل یافت نشد. پس محتویات سوالات col-2 تا col-20 نمی‌تواند از فایل فراخوانی شود.