فرم صورت جلسه سند رسمی است که در آن مشخصات، محتوا و نتایج یک جلسه ثبت و مستند می‌شود. فرم صورت جلسه به منظور روشن شدن اهداف، مسئولیت‌ها، مهلت‌ها و پیگیری‌های لازم برای اعضای شرکت کننده در جلسه و سایر ذینفعان سازمانی تهیه می‌شود. شما می‌توانید برای ثبت این موارد، از نمونه فرم صورت جلسه اییُل استفاده نمایید یا با توجه به نیاز خود، فرم مخصوص به خود را در ایپُل طراحی کنید.
صورت جلسه خلاصه‌ای است رسمی از آنچه در طول یک جلسه اتفاق افتاده است.
از آن به عنوان یک طرح کلی، یک سابقه مکتوب برای هر کسی که قادر به شرکت در جلسه نیست و همچنین برای استناد در مراجعات بعدی استفاده می‌شود. صورت جلسه آنچه اتفاق افتاد و تصمیماتی که گرفته شد را مستند می‌کند.
هنگامی که به خوبی نوشته شود و زمانی که از یک الگوی خوب صورت جلسات استفاده شود، صورت جلسات تبدیل به ابزار ارتباطی مهمی برای سازمان شما خواهند شد.
صورت جلسه چیست؟
صورت جلسه یادداشت هایی است که در طول جلسه برای ثبت آنچه در جلسه اتفاق می افتد گرفته می شود. این یادداشت ها معمولاً موضوعات کلیدی را که در جلسه مورد بحث قرار می گیرند برجسته می‌کنند. در صورت جلسه باید زمان، تاریخ و تنظیم جلسه مشخص شود. این یادداشت‌ها همچنین باید مستندی باشد که چه کسانی در جلسه حضور داشته‌اند. ارائه هرگونه گزارش، باید به دقت در صورت جلسه منعکس شود.
صورت جلسه می‌تواند منبع ارزشمندی برای اعضایی از تیم باشد که جلسه‌ای را از دست داده‌اند. گرفتن صورت جلسه واضح و دقیق می‌تواند به هر کسی که در جلسه حضور نداشته است کمک کند تا درگیر تصمیمات یا نکات مهم جلسه شود.
هدف از تشکیل صورت جلسه چیست؟
هدف اصلی از صورت جلسه ایجاد یک پرونده رسمی از آنچه در یک جلسه اتفاق افتاد، آنچه در مورد آن بحث شد و هر تصمیمی که گرفته شد خواهد بود. صورت جلسات معمولاً همه چیزهایی را که در جلسه گفته می‌شود ضبط نمی کند، اما معمولاً موضوعات کلیدی را که در جلسه پوشش داده شده است، پوشش می‌دهد. در برخی از محیط‌های تجاری رسمی‌تر، ممکن است صورت جلسه برای به اشتراک گذاشتن با سهامداران یا آژانس‌های نظارتی لازم باشد.
